Executive Assistant des COO (m/w/d)

Die Medicover Gruppe ist ein börsennotiertes Familienunternehmen, das in verschiedenen Ländern Europas erfolgreich tätig ist. Medicover wurde 1995 von schwedischen Unternehmern gegründet und hat sich als Anbieter von integrierten und qualitativ hochwertigen Gesundheitsdienstleistungen international etabliert.

Deutschlandweit werden klinische und medizinisch-diagnostische Leistungen für Patient:innen, niedergelassene Ärzt:innen und andere medizinische Versorgungsunternehmen erbracht.

Executive Assistant des COO (m/w/d)

MEDICOVER Zentrale/ Backoffice

Aufgaben

1. Sie organisieren den Alltag des COO und seines top Executive Teams: Reiseplanung, Terminkoordinierung, Organisation von regelmäßigen Social Events, etc.
2. Verantwortung für die gesamte Korrespondenz und Kommunikation im Namen des COO, einschließlich Entwurf, Korrekturlesen und Priorisierung der Korrespondenz; sowohl in deutscher und englischer Sprache.
3. Aufbau und Pflege enger Beziehungen zu internen Interessengruppen, Vorstandsmitgliedern und externen Partnern.
4. Sie organisieren und koordinieren hochkarätige Meetings und stellen sicher, dass Tagesordnungen, Materialien und Logistik vorhanden sind. Dabei bilden Sie die Schnittstelle zwischen COO und lokalem Management.
5. Vorbereitung von detaillierten Tagesordnungen, Briefing-Dokumenten und Präsentationen für Besprechungen mit Führungskräften.
6. Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen, Verfolgung von Aktionspunkten und Sicherstellung rechtzeitiger Folgemaßnahmen.

Profil

1. Sie kommunizieren auf Deutsch und Englisch mind. auf C1-Niveau (mündlich und schriftlich).
2. Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann/ zur Kauffrau Büromanagement o.ä. abgeschlossen oder einen Bachelor mit wirtschaftlichem Hintergrund.
3. Nachgewiesene Erfahrung im Umgang mit komplexen Zeitplänen, Projekten und dem Management von Interessengruppen.
4. Sie sind flexibel, proaktiv und haben Freude daran, notwendige Veränderungsprozesse aktiv zu gestalten.
5. Sie sind vertrauenswürdig, loyal und verschwiegen und besitzen ein fundiertes Urteilsvermögen.
6. Ausgeprägte Entscheidungsfreudigkeit und die Fähigkeit, zu besitzen.
7. Technologisch versiert, einschließlich der Beherrschung von MS Office, Google Workspace und Terminplanungs-Tools.

Wir bieten

1. Ein ebenso spannender wie sicherer Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten und krisenfesten Wirtschaftsbereich.
2. Eine attraktive Vergütung mit einer betrieblichen Altersvorsorge.
3. Sie brauchen Urlaub? Bei uns erhalten Sie 30 Urlaubstage sowie am 24.12. und 31.12. frei.
4. Wir bieten Ihnen einen Zuschuss für Ihr BVG-Firmenticket und eine Auswahl an Corporate Benefits.
5. Flexible Arbeitszeiten und 2x wöchentlich frisches Obst.

Wir sind davon überzeugt, dass Vielfalt dazu beiträgt, unsere Organisation leistungsfähiger und attraktiver zu machen. Bewerbungen zum Beispiel von Personen jeglichen Alters, geschlechtlicher Identität, ethnisch-kulturellen Hintergrunds sind herzlich willkommen.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung besonders berücksichtigt.