Chefsekretärin / Chefsekretär (d / w / m) Muskuloskeletale Chirurgie

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Kennziffer : 4565 | Arbeitszeit : Vollzeit | Eintrittsdatum : 01.06.2025 | Dauer der Anstellung : unbefristet | Bewerbungsfrist : 25.04.2025 | Entgeltgruppe : E7

Arbeiten an der Charité

Das Centrum für Muskuloskeletale Chirurgie der Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eines der größten unfallchirurgisch-orthopädischen Centren Deutschlands. Als Chefsekretärin bzw. Chefsekretär sind Sie eine zentrale Ansprechperson für die Klinikleitung, die Ärztinnen und Ärzte sowie das Klinikmanagement. Sie tragen maßgeblich dazu bei, dass alle organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren und unsere Prozesse kontinuierlich optimiert werden.

Aufgaben

• Organisation des Sekretariats der Klinikdirektion sowie die Korrespondenz der Klinikdirektion in deutscher und englischer Sprache
• Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
• Bearbeitung von Verwaltungs-, Organisations- und Sekretariatsaufgaben
• Termin- und Veranstaltungsorganisation, inklusive inhaltlicher und organisatorischer Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie den Empfang und die Betreuung von Gästen
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen
• Verwaltung und Abwicklung der Privatabrechnung
• Unterstützung des Personalmanagements bei administrativen Aufgaben
• Bearbeitung und etwaiger Weiterleitung der Post

Qualifikationen

• Ihre Ausbildung als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann oder Kauffrau bzw. Kaufmann im Gesundheitswesen haben Sie abgeschlossen - alternativ bringen Sie eine vergleichbare Qualifikation mit
• Als Sekretärin bzw. Sekretär, Teamassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung haben Sie bereits einige Jahre Berufserfahrung sammeln können
• Die deutsche und englische Sprache beherrschen Sie fließend und sind ebenfalls sicher im Umgang mit Microsoft Office
• Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse der Strukturen im Hochschulbereich und der medizinischen Terminologien
• Sie überzeugen uns mit Ihren sehr guten Umgangsformen, Ihrem freundlichen Auftreten und einem hohen Bewusstsein für Verantwortung, Diskretion und Loyalität
• Außerdem freuen wir uns auf Ihre selbstständige, präzise und analytische Arbeitsweise, Ihr Organisationsvermögen und starkes Zeitmanagement
• Zuverlässigkeit, Lern- und Leistungsbereitschaft und Flexibilität runden Ihr Profil ab

Wir bieten

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
• Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert
• Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen

Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E7 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung.
• Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am : 25.04.2025