Assistenz und Vorzimmer des Büros der Stadtkämmerin (m/w/d)

Im Geschäftsbereich für Finanzen der Stadt Langenhagen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet und in Vollzeit die Stelle

Assistenz und Vorzimmer des Büros der Stadtkämmerin (m/w/d)

(Ausschreibungsnummer 13636)

zu besetzen.

Die Tätigkeiten der Stelle sind nach Entgeltgruppe 8 TVöD bewertet. Die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen Voraussetzungen.

Die Stelle ist teilzeitgeeignet, es steht jedoch nur ein Arbeitsplatz zur Verfügung.

Im Geschäftsbereich für Finanzen sind derzeit die Abteilungen Haushalt und Controlling, Stadtkasse und Steuern, sowie die Wirtschaftsförderung und Liegenschaften und der Eigenbetrieb Bad angesiedelt.

Als Assistenz und Vorzimmer des Büros der Stadtkämmerin unterstützen Sie die Stadtkämmerin in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben des Tagesgeschäfts und bei der möglichst reibungslosen Organisation des Dienstbetriebes.

Aufgaben

Im Bereich des Vorzimmers:

• Terminkoordination und Kalenderpflege,
• Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen,
• Verwaltung und Ablage von Schriftgut,
• Protokollführung in Ausschüssen,
• Sekretariats- und Schreibarbeiten,
• Veranstaltungsorganisation im Rahmen von Projekten,
• Rechnungsprüfung sowie Erstellen von Haushaltsanordnungen,
• Telefonannahme und persönlicher Erstkontakt für Anliegen von Bürger/innen, Mitarbeiter/innen und Politik.

Im Bereich der Projektassistenz:

• Terminmanagement, Management der Meilensteinerreichung und der Projektampel,
• Presse- und Internetveröffentlichungen,
• Protokollführung,
• Veranstaltungsorganisation im Rahmen der Projekte,
• Öffentlichkeitswirksame Maßnahmen für Politik, Presse, Wirtschaft und Fachvertreter sowie Privatpersonen vorbereiten.

Profil

• erfolgreiche min. 3-jährige Berufsausbildung nach BBIG zum/r Steuerfachangestellte/r oder Ausbildung zur/zum Kaufmann/-frau – Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder vergleichbar oder
• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder
• erfolgreich abgeschlossener Angestelltenlehrgang I oder
• mehrjährige Verwaltungserfahrung sowie Erfahrungen in der Projektassistenz sind wünschenswert.

Darüber hinaus bringen Sie mit:

• praktikable, effektive Ziel- und Lösungsorientierung und Durchsetzungsvermögen,
• einwandfreies Verhalten in der Außenwirkung wie z.B. bei Politik, Bürger/innen, Förderern, Presse sowie Verantwortungsbewusstsein,
• Zuverlässigkeit, Stärke in der Organisation und Steuerung,
• Hilfsbereitschaft sowie Teamfähigkeit,
• Verschwiegenheit, Kommunikationsstärke, Flexibilität und Pflichtbewusstsein.

Wir bieten

• Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz mit einem Arbeitsvertrag nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) sowie die üblichen Vorzüge des TVöD wie Zusatzversorgung als Betriebsrente, Jahressonderzahlung, Teilnahme an der leistungsorientierten Bezahlung u.v.m.
• Vergütet werden Sie nach TVöD, was bei einer Vollzeitbeschäftigung mit 39 Wochenstunden und Entgeltgruppe 8 TVöD derzeit zwischen 3.281,44 € und 3.995,85 € brutto (je nach Berufserfahrung, Tarifstand November 2024) monatlich beträgt.
• Es wartet eine moderne Stadtverwaltung auf Sie, die Ihnen mobiles Arbeiten inkl. technischer Ausstattung durch die Arbeitgeberin ermöglicht.
• Wir haben den Wert einer ausgeglichenen Work-Life-Balance erkannt. Bei uns arbeiten Sie nicht nur mobil, wir bieten Ihnen auch flexible Arbeitszeiten ohne Kernzeiten und bekennen uns damit als Arbeitgeberin zur Familienfreundlichkeit.
• Als Mitarbeiter/in der Stadt Langenhagen können Sie ein breit aufgestelltes Angebot im betrieblichen Gesundheitsmanagement nutzen.
• Es besteht die Möglichkeit ein vergünstigtes Job-Ticket sowie Fahrradleasing in Anspruch zu nehmen.
• Es erwarten Sie individuell angepasste und konstante Fortbildungsmöglichkeiten.
• Bei der Stadt Langenhagen wartet ein aufgeschlossenes und motiviertes Team auf Sie.