Assistenz des Management Boards (m / w / d) Vollzeit

Du bist die "rechte Hand" des Management Boards und unterstützt in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Du behältst proaktiv den Überblick über den Terminkalender und diverse Deadlines.

Du recherchierst zu unterschiedlichen Themengebieten.

Du erledigst diverse Besorgungen und Bestellungen.

Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitenden.

Du setzt dich eigenständig mit ausgewählten Softwarelösungen auseinander und stehst vor allem neuen Mitarbeitenden unterstützend zur Seite (z. B. Google Kalender, Personal-Planer, lolyo, Coachy).

Du stellst kontinuierlich ein einladendes Erscheinungsbild des Besprechungsraumes sicher.

Du stimmst dich mit der Gebäudereinigung ab.

Veranstaltungs- und Reisemanagement:

Du übernimmst eigenverantwortlich die Organisation von Veranstaltungen:

1. Team-Events, Feierlichkeiten, Veranstaltungsprojekte, Abteilungsleiter-Meetings (mit Protokollführung)
2. Inhaltliche Planung und Unterstützung bei der Durchführung
3. Vor- und Nachbereitung
4. Einholung von Angeboten und Angebotsvergleich
5. Erstellung von Kostenkalkulationen und Führung von Nachverhandlungen

Du bist zuständig für das Reisemanagement und organisierst Aufenthalte im In- und Ausland:

1. Interne und externe Abstimmung
2. Flug / Bahn / Fahrzeug und Hotel Organisation, Nachverhandlung sowie Buchung.

Betreuung von Schulungen und Academy:

Du assistierst bei internen und externen Schulungen:

1. Enge Zusammenarbeit mit unserem Head of Education
2. Teilnehmerkommunikation, -koordination und Terminierung
3. Vorbereitung und Zusammenstellung aller Schulungsutensilien
4. Interne Räumlichkeiten vor- und nachbereiten
5. Organisation und Koordination des Caterings bei Inhouse-Schulungen

Begrüßung der Inhouse-Schulungsteilnehmer.

Du betreust die BTS Academy - unsere interne Lern- und Wissensplattform (Coachy):

1. Kontrolle und Pflege der Übersichtlichkeit, Aktualität sowie Relevanz der Inhalte
2. Übertragung, Erstellung und Aktualisierung von Inhalten.

Das bieten wir dir ...

Sicherer Arbeitsplatz: Dein Arbeitsplatz hat Langzeitperspektive in einer Wachstumsbranche.

Ausführliche Einarbeitung: Du wirst bei uns umfassend eingearbeitet, sodass du schnell aktiv mitwirken kannst.

Motivierende Arbeitsatmosphäre: Bei uns im Team erwartet dich ein starker Zusammenhalt. Du wirst umgeben sein von Menschen, die sich bei Herausforderungen gegenseitig unterstützen, motivieren und engagieren.

Weiterentwicklung: Unser Unternehmen wächst konstant. Unsere Branche entwickelt sich stetig weiter. Diese anhaltende Expansion bietet dir attraktive Weiterentwicklungsmöglichkeiten, nicht nur beruflich, sondern auch maßgeblich für dein persönliches Wachstum. Bei uns kannst du deine Fähigkeiten kontinuierlich erweitern und eigene Ideen einbringen.

Faire Vergütung: Auf eine angemessene Bezahlung legen wir großen Wert.

Flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege: Wir kommunizieren offen und klar, Entscheidungen können schnell getroffen werden.

Moderner Arbeitsplatz: Du hast bei uns einen höhenverstellbaren Schreibtisch, technische Vollausstattung und Klimaanlage.

Attraktiver Standort: Unsere neuen Büroräume befinden sich im Wirtschaftspark Lechenich. Wir sind vom Bahnhof mit dem Fahrrad in wenigen Minuten erreichbar und haben eine direkte Autobahnanbindung.

Mitarbeiter-Benefits: 30+ Tage Urlaub, betriebliches Gesundheitsmanagement, Team-Events, subventionierte BAV und Gehaltsoptimierung, elektronische Zeiterfassung, gratis Kaffeegetränke, Wasser und Obstauswahl, kostenlose Parkplätze und E-Ladestation, Nutzung von Spind und Dusche möglich, BTS-Academy - unsere digitale Lern- und Wissensplattform.

Das bringst du mit ...

Wenn du eine Ausbildung oder ein Studium im kaufmännischen Bereich mitbringst, ist das ein Plus, aber kein Muss.

Quereinsteiger mit entsprechender Berufserfahrung und Kenntnissen im Assistenzbereich sind herzlich willkommen.

Du bist eine loyale, absolut vertrauenswürdige und diskrete Persönlichkeit.

Du hast eine kommunikative, serviceorientierte und überdurchschnittlich proaktive Hands-on-Mentalität.

Du bist ein Teamplayer und Organisationstalent mit vorausschauender, strukturierter und gewissenhafter Arbeitsweise.

Souveränität und Gelassenheit, auch in Zeiten hektischer Betriebsamkeit, zeichnen dich aus.

Du bist motiviert, engagiert und authentisch.

Du bist lösungsorientiert, besitzt eine schnelle Auffassungsgabe, Zahlenaffinität und Durchsetzungsvermögen.

Du findest dich schnell mit neuen Programmen zurecht.

Du besitzt sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Du bist offen für Seminare & Weiterbildungen (auch am Wochenende).

Das ist uns außerdem wichtig

Deine Leidenschaft ist es, Menschen zu begeistern und Probleme siehst du als Herausforderung. Du hast Spaß an der Umsetzung von Ideen, lässt deine Kreativität mit einfließen und bist veränderungsbereit. Du übernimmst eigenverantwortlich administrative Aufgaben und unterstützt die Führungsebene mit hohem Pflichtbewusstsein, indem du stets den Überblick behältst und sicherstellst, dass alle Termine und Prozesse reibungslos ablaufen. Auf dich kann man sich zu 100 % verlassen und die Führungsebene kann dich während einer Reise oder auch mal am Wochenende erreichen, wenn sie dringend deine Unterstützung benötigt.