Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d), deutschland

deutschland, Germany

im Umfang von 39,5 Wochenstunden unbefristet zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

1. Organisation und Betreuung von Gremiensitzungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen
2. Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen
3. Core Facility Datenerfassung
4. Finanzverantwortung für diverse Fördermittel verschiedener Geldgeber, inklusive Rechnungsbearbeitung und Controlling
5. Aufbau und Management des Bewirtschaftungssystems der Core Facilities
6. Controlling der steuerrechtlich relevanten Aspekte der Core Facility Bewirtschaftung
7. Allgemeine Sekretariats-/Verwaltungsaufgaben, insbesondere Büroorganisation und Terminkoordination
8. Deutsch- und englischsprachige Kommunikation in Wort und Schrift inner- und außerhalb der Universität
9. Personalverwaltung und -betreuung
10. Aktualisierung der Internetpräsenz und Verbreitung von Bekanntmachungen

Ihr Profil:

1. Erfahrung in der Verwaltung von Haushalts- und Projektmitteln
2. Eine verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise sowie organisatorische Kompetenz
3. Flexibilität, Teamfähigkeit, absolute Zuverlässigkeit sowie professionelles und freundliches Auftreten
4. Die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgaben
5. Sehr gute Kenntnisse des Deutschen und des Englischen sowie sicherer Umgang mit diesen Sprachen in Wort und Schrift
6. Fundierte Kenntnisse in der Anwendung von gängigen EDV-Programmen
7. Vertrautheit mit universitären Strukturen und Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation, vorzugsweise im wissenschaftlichen Bereich sind wünschenswert

Wir bieten:

1. Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit der Möglichkeit, eigenständig gestalterisch tätig zu werden
2. Universitätsinterne Weiterbildungsmöglichkeiten
3. Eine angenehme und offene Arbeitsatmosphäre

Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) richten Sie bitte bis zum 15.04.2025 ausschließlich elektronisch in einer einzigen PDF-Datei unter Angabe des Stichwortes »CCTP_Assistenz« an Frau Dr. Andrea Leibfried, Geschäftsführerin der CellNetworks Core Technology Platform: [emailprotected]. Bei Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an: Dr. Andrea Leibfried, [emailprotected], 06221 54 51 203.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.