Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Deine Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant unterstützt Du unseren CEO in strategischen und operativen Belangen, optimierst Prozesse und Prioritäten und agierst als zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder.

• Strategische Unterstützung des CEO
  • Proaktive Priorisierung von Aufgaben und Projekten basierend auf den Unternehmenszielen und Zeitplänen.
  • Analyse und Vorbereitung strategisch relevanter Informationen für Entscheidungen.
  • Vertretung des CEO in Meetings, bei denen operative Steuerung oder Abstimmung erforderlich ist.
• Effektives Kalender- und Zeitmanagement
  • Verwaltung und Optimierung des komplexen Kalenders des CEOs, einschließlich interner und externer Termine.
  • Sicherstellung, dass Zeit und Prioritäten mit Unternehmenszielen übereinstimmen.
  • Schnittstellenmanagement mit internen Abteilungen, Partnern und externen Stakeholdern.
• Management von Meetings und Kommunikation
  • Vorbereitung, Organisation und Moderation von Management- und Führungstreffen, einschließlich Protokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben.
  • Aktive Kommunikation mit dem Advisory Board, Gesellschaftern und anderen Führungskräften, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
  • Für eingehende und ausgehende Nachrichten Management und Durchführung der Korrespondenz der E-Mail Inbox und LinkedIn Account des CEOs .
  • Externe Kommunikation für den CEO (z.B. LinkedIn Account) .
  • Nachverfolgung von zu erwartenden Antworten bei vom CEO versendeten Emails, Teams Nachrichten, Jira Tickets oder Confluence Posts.
  • Erstellung von umfangreichen Power Point Präsentation und Vorträgen für den CEO.
• Leitung und Unterstützung strategischer Projekte
  • Eigenständige Leitung ausgewählter Projekte des CEOs, vom Kick-off bis zur Umsetzung.
  • Monitoring von Projekten und Sicherstellung der Einhaltung von Deadlines und Meilensteinen.
  • Unterstützung bei der Implementierung neuer Prozesse und Systeme.
• Administrative Exzellenz
  • Management von vertraulichen Dokumenten und Informationen, dabei absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
  • Unterstützung bei Reiseplanung, Reisekostenabrechnung und organisatorischen Details.
  • Sicherstellung, dass administrative Abläufe reibungslos und effizient ablaufen.
  • Absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position als Sekretär/in, Assistenz oder Office Manager/in
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Selbstständigkeit
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch (C1/C2)
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
• Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Aufgaben und Prioritäten einzustellen

Warum wir?

• Gestalte die Zukunft mit, indem du den Verkehr von der Straße auf die Schiene verlagerst.
• Werde Teil eines dynamischen, internationalen Teams, in dem das Senior Management umfassende Erfahrung aus der Unternehmens- und Gründerwelt mitbringt.
• Genieße ein hohes Maß an kreativer Freiheit und Entscheidungskompetenz, unterstützt durch ein attraktives Gesamtpaket, das folgende Vorteile umfasst:
  • Bezuschusstes Deutschland-Ticket oder Givve-Card
  • Fahrrad-Leasing-Programme über Leasing-Center oder BusinessBike
  • Weiterbildungsbudget für deine berufliche Weiterentwicklung
  • Hochwertige IT-Ausstattung
  • Zwei großartige Team-Events pro Jahr

Über uns

Das Freight-Tech-Scale-up Rail-Flow mit über 100 Mitarbeitenden revolutioniert die Effizienz und den Zugang zum Schienengüterverkehr sowie zum intermodalen Transport. Die innovative Rail-Flow-Plattform bietet maßgeschneiderte Lösungen wie Marktplatz-, Kollaborations-, CRM- und Transportmanagement-Tools, die sämtliche Prozesse entlang der Wertschöpfungskette der Bahnlogistik optimieren.

Durch die Beschleunigung von Abläufen und die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Schiene leistet Rail-Flow einen entscheidenden Beitrag zur Verlagerung des Verkehrs von der Straße auf die Schiene und somit zur Reduktion von CO2-Emissionen. Bereits über 500 Unternehmen – darunter Güterbahnen, Bahnspediteure, intermodale Operateure, Verlader und Lkw-Spediteure – vertrauen auf die Lösungen von Rail-Flow.