Agency Assistant / Office Manager (m/w/d)

Was Du tun wirst
Office Management

• Du übernimmst die Verwaltung aller Wartungsaufgaben und beauftragst erforderliche Dienstleister.
• Du sorgst für ein einladendes und angenehmes Gäste- und Kollegenerlebnis.
• Falls du Zeit hast, kannst du nach Mietmöglichkeiten für unser Büro suchen (z. B. für Veranstaltungen).

Finanz- & Operations-Unterstützung

• Du bearbeitest Spesenabrechnungen und stellst sicher, dass unsere Ausgaben im geplanten Budgetrahmen bleiben.
• Du bist an der Erstellung von Planwerten beteiligt und arbeitest eng mit unserem Controller sowie unserem CFO / CEO zusammen.
• Du unterstützt das HR-Team bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Bescheinigungen und anderen Dokumenten sowie bei der Verwaltung von Benefits.
• Du kommunizierst mit externen Partnern (z. B. Arbeitsrechtlern, Steuerbüros), um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Dokumentenmanagement

• Du arbeitest eng mit unserem Datenschutzexperten zusammen, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.
• Du verwaltest und pflegst unsere Personalakten (in Factorial und Google Drive), unterstützt bei der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung und hältst regelmäßigen Kontakt zu unserem Steuerbüro.
• Du bearbeitest eingehende Rechnungen und Zahlungen (außer Gehältern) und bereitest sie für die Steuer- bzw. Buchhaltungsagentur vor.
• Du verwaltest eine Vielzahl wichtiger Dokumente und deren Archivierung.

Was Du mitbringst

• Da die Kommunikation mit externen Dienstleistern überwiegend auf Deutsch erfolgt, sind fließende Deutschkenntnisse essenziell. Zudem solltest du über gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit mit unseren kroatischen Kollegen verfügen.
• Du bist eine gut organisierte Person, die gerne mit klaren Strukturen und Arbeitsabläufen arbeitet, weil sie dir helfen, deine Aufgaben effizient zu erledigen.
• Du hast Erfahrung mit der Google Suite oder MS Office.
• Du hast bereits ein Büro gemanagt und dich um kleinere Veranstaltungen gekümmert.
• Du kommunizierst auf Augenhöhe, bist empathisch und gehst absolut vertraulich mit sensiblen Themen um.
• Du zeichnest dich durch starke Selbstmanagement-Fähigkeiten aus und schätzt eine Mischung aus eigenverantwortlicher Arbeit und Teamarbeit.

Nice to Have

• Du hast bereits Erfahrung in der Vertragserstellung und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben.
• Du hast bereits mit einer HR-Software gearbeitet (z. B. Personio oder Factorial).
• Du hast Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung.

Was Wir Dir Bieten

• Flexibles Arbeiten: Entscheide selbst, ob du im Büro, zu Hause oder im Café um die Ecke arbeitest.
• Dein Tag, deine Regeln: Keine festen Arbeitszeiten – du gestaltest deinen Workday selbst.
• Flache Hierarchien: Hier zählt die beste Idee, egal von wem sie kommt.
• Hammer-Team: Arbeite mit kreativen, motivierten und supernetten Kolleg innen, die dich unterstützen.
• Weiterbildung: Jährliches Budget für Bücher, Konferenzen oder Kurse, die dich weiterbringen.
• Stylisches Büro: Unser Office fühlt sich mehr nach Loft zum Wohlfühlen an als nach klassischem Büro.

Und das ist noch lange nicht alles. Lass uns bei einem Kaffee darüber sprechen!