Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung
Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung
04.05.2025
ab sofort möglich
Vollzeit/Teilzeit
Über uns
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit über 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagenforschungseinrichtung.
Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung ist eine internationale Forschungseinrichtung im Potsdam Science Park und sucht zur Verstärkung des Verwaltungsteams in Vollzeit oder Teilzeit zum nächst möglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung) eine/n Assistenz für die Verwaltungsleitung (w/m/d).
Ihre Aufgaben
- Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung
- Organisation von Seminaren und Meetings
- Datenbankbetreuung und Aufbau von Datenbanken
- Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München
- nternationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/englisch
- Wohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung
- Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts
- Aufbau und Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank
- Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen und Eröffnung von Bankkonten
- Sprachkursverwaltung
- Buchen von Dienstreisen
- Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes
Ihre Qualifikationen
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachenassistenz oder Verwaltungsfachangestellte:r
- Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Einen sicheren Umgang mit MS-Office-Produkten, E-Mail und Internet sowie die Fähigkeit, sich die Nutzung anderer Software rasch anzueignen
- Interkulturelle Kompetenz, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit sowie zur Weiterbildung
- Teamgeist und Engagement bei der Lösung individueller Fragen
- Ein hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Belastbarkeit und Verschwiegenheit
- Idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einer internationalen Forschungseinrichtung
- SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
Das bieten wir
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung sowie sämtliche Nebenleistungen nach TVöD-Bund
- Konditionen und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und einen Tag Homeoffice pro Woche
- Kinderbetreuung im Fröbel-Kindergarten
- Zuschuss zum Jobticket von derzeit 23,28 EUR pro Monat
- Kantine im Institut
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Ihre Bewerbung
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freut sich unser Personalteam auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Motivationsschreiben bis zum 04. Mai 2025.
Weitere Informationen finden Sie unter: www.mpikg.mpg.de.
einen besseren Job
