Event Coordinator

Job Responsibilities

• Berpengalaman kendali majlis perkahwinan/korporat minimum 3 tahun.
• Berkomunikasi dengan baik & professional.
• Melihat dan menilai kepada jenis, saiz, lokasi event yang mahu dianjurkan (jika berkenaan).
• Memeriksa/audit perkakasan dewan (keseluruhan dewan).
• Mendapatkan maklumat jelas berkenaan floor majlis daripada client (walaupun DJ/Emcee telah berkomunikasi dengan client).
• Membuat perancangan "draft" bagi keperluan event tersebut. Memahami format dan tema untuk event tersebut (jika berkenaan).
• Membuat perancangan logistik, konten dan kewangan event tersebut (jika ada).
• Menyediakan unjuran kewangan berdasarkan quotation yang diterima (jika ada).
• Menyediakan beberapa pilihan untuk dibentangkan kepada client, berdasarkan bajet yang disediakan (jika ada).
• Memeriksa dewan dari segi kebersihan (tempat majlis/surau/tandas/fitting room/holding room), kelancaran sistem audio visual, keperluan teknikal dan perkakasan dewan.
• Memastikan sistem S.O.P masih diboleh pakai untuk majlis yang akan berlangsung terutama thermometer, kod bar (My Sejahtera), penanda/sticker penjarakan sosial dan sanitizer (jika berkenaan).
• Perlu hadiri mesyuarat setiap hari Selasa bersama team marketing/sales dan team operasi bagi membincang/kenalpasti setiap perjalanan majlis untuk minggu tersebut. Mesyuarat tersebut mengandungi tarikh majlis, nama dewan, jumlah tetamu, menu makanan dan perancangan majlis serta checklist yang perlu dititik beratkan.
• Memastikan semua krew terlibat berada di lokasi masing-masing mengikut waktu yang telah ditetapkan.
• Menguruskan event mengikut perancangan yang dibuat.
• Memastikan majlis berjalan mengikut aturcara yang telah ditetapkan.
• Memastikan setiap keperluan event ada.
• Menjadi Event Coordinator pada hari kejadian.
• Memantau semua krew.
• Menguruskan kekangan/masalah atau cabaran yang hadir dengan membuat keputusan untuk meneruskan acara.
• Memastikan team katering datang tepat pada waktu bersama makanan yang lengkap serta cukup kelengkapan katering.
• Memastikan makanan mencukupi sebelum majlis bermula.
• Menyediakan laporan event atau penilaian majlis. (Laporan bertulis dan temu bual bersama pengantin dibuat melalui rakaman video bagi tujuan promosi di FB/IG).
• Memastikan keadaan dewan bersih dan teratur selepas event.
• Menjaga hubungan baik dengan client.

Penting untuk Diingat

Kebanyakan daripada tugasan Event Coordinator adalah bersifat teknikal & memerlukan kemahiran merancang di samping melihat apa yang bakal berlaku sebelum, semasa dan selepas hari kejadian dan membuat keputusan yang tepat dan cepat.

Peluang Kerjaya

• Kenaikan Berdasarkan Prestasi
• Pertumbuhan Kerjaya
• Perjalanan & Acara Syarikat