ASSISTANT MANAGER

Memastikan operasi kafe berjalan dengan lancar.

a)Membuat taklimat & penerangan setiap minggu (jika terdapat isu berbangkit untuk tindakan penyelesaian dan kemajuan sepanjang minggu).
b)Memastikan barangan mentah yang diperlukan oleh dapur dan barista mencukupi sebelum memulakan operasi.
c)Memastikan jadual kebersihan harian dijalankan oleh semua pekerja kafe dengan mengemas dan mencuci dengan baik di setiap ruangan kafe seperti dapur, ruang meja makan, tandas, surau dan lain-lain sebelum mula operasi dan sebelum balik.
d)Mengemaskini dan memastikan jualan harian direkod dengan betul, tepat dan mencukupi.
e)Merekod destroy list (bahan mentah rosak) dan mengawal dengan baik.
f)Membuat pesanan bahan mentah kepada para pembekal yang dilantik oleh syarikat.
g)Melaksanakan Deep Cleaning sebulan sekali (setiap 15 hari bulan) untuk kekemasan kebersihan secara menyeluruh dan terperinci oleh pihak pengauditan dan keselesaan semua pihak.
h)Menitikberatkan setiap aduan pelanggan yang diterima dan memperbaiki SOP yang sedia ada demi kepuasan pelanggan.
i)Menjaga kerahsiaan syarikat dari pengetahuan pekerja dalaman dan pihak ketiga.

Pengurusan bahagian hadapan (servis/barista) & belakang (kitchen) kafe.

a)Memastikan pematuhan kod etika pemakaian yang betul kepada setiap pekerja.
b)Memastikan penyediaan bahan mentah (preparation) sebelum mula operasi disediakan oleh semua pekerja mengikut tempahan dan selari dengan SOP yang disediakan oleh syarikat.
c)Memastikan semua pekerja bahagian servis & barista mengucapkan dan mengalukan kedatangan pelanggan dengan ucapan selamat datang (Welcome).
d)Melatih pekerja tentang penyediaan minuman dan penggunaan peralatan dengan betul.

Membantu dalam menguruskan proses pengambilan pekerja kafe.

a)Membantu mengiklankan poster jawatan kosong.
b)Menjalankan temuduga bagi pengambilan pekerja baru (sekiranya perlu).
c)Menelefon dan memaklumkan tarikh lapor diri kepada calon yang telah dipilih.
d)Menyediakan surat buka akaun Maybank (jika belum ada) kepada pekerja baru.
e)Memastikan pekerja baru mengambil suntikan thypoid seminggu selepas lapor diri bekerja.
f)Memastikan pekerja baru mendapatkan aset syarikat seperti pakaian, peralatan dan sebagainya mengikut keperluan semasa.
g)Membuat penerangan mengenai skop kerja.
h)Menjalankan latihan kepada pekerja tersebut.

Merekod dan mengemaskini data pekerja dalam excel (staff list).

a)Mengemaskini maklumat pekerja baru dalam ‘staff list’ Pengurus dan memaklumkan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk surat tawaran pekerja baru.
b)Fotostat semua data pekerja seperti salinan kad pengenalan, resume dan sijil-sijil berkaitan (jika perlu) dan diserahkan kepada pihak (HQ)

Pengurusan pekerja (tugasan harian/bulanan)
a)Menyediakan jadual cuti bergilir (rotation) secara bulanan kepada setiap pekerja kafe.
b)Melekatkan label kad perakam masa pekerja kafe (sticker disediakan oleh HQ).
c)Menyemak kad perakam masa (punch card) pekerja secara mingguan jika terdapat pekerja yang lewat atau cuti dan segera membuat makluman kepada Jabatan Sumber Manusia untuk tindakan selanjutnya
d)Menguruskan cuti pekerja bagi setiap bulan seperti cuti tahunan, cuti sakit, cuti tanpa gaji dan sebagainya.
e)Memastikan borang-borang syarikat (borang cuti, lewat dan lain-lain) disediakan dengan baik untuk kegunaan semua pekerja kafe.
f)Menyediakan borang Tuntutan Kerja Lebih Masa (OT) dan menyerahkan borang tersebut kepada HQ bagi pekerja yang ingin menuntut OT pada setiap hujung bulan.
g)Menyerahkan dokumen/borang pekerja kepada Jabatan Sumber Manusia pada setiap 1 hari bulan/setiap bulan untuk urusan pembayaran gaji pekerja.

Menguruskan proses pemberhentian pekerja kafe.
a)Memaklumkan kepada Jabatan Sumber Manusia jika ada pekerja yang menghantar surat pemberhentian kerja (dalam kumpulan Whatsapp) dengan kadar segera untuk mendapatkan tarikh akhir bekerja (selepas penolakkan pengiraan baki cuti tahunan yang ada).
b)Mengemaskini data bagi pekerja yang berhenti kerja (staff list).

c)Memastikan dan memaklumkan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk membuat potongan gaji sekiranya pekerja tersebut mendapat aset syarikat jika bekerja 6 bulan dan ke bawah atau 6 bulan ke atas (jika ambil/tidak dipulangkan semula).

Menguruskan kewangan kafe.

a)Menyediakan wang modal pusingan (float) kepada Penyelia Frontend sebelum waktu operasi bermula.
b)Menguruskan wang tunai petty cash di kafe.
c)Membuat pengiraan jumlah petty cash dan jumlah belian stok adalah sama (tally) dan mengemaskini rekod laporan pada setiap hari.
d)Memastikan wang jualan mingguan mencukupi sebelum ‘bank-in’ ke akaun bank syarikat secara berkala.
e)Memastikan semua jenis bil dan invois utiliti dibayar sebelum berakhirnya bulan dengan memaklumkan kepada Pengarah untuk membuat pembayaran.
f)Memantau perbelanjaan dan pendapatan harian kafe.

Menguruskan dokumen berkaitan kewangan

a)Memastikan semua log bahan mentah dikira dan direkod dengan betul.
b)Memasukkan data jualan dalam TRAX system pada setiap hari.
c)Mengemaskini bil utiliti dan sewa kafe dalam senarai utiliti.
d)Memastikan setiap jumlah jualan yang shortage/over dikenalpasti dan direkod dengan betul.
e)Mengemaskini stok awal dan stok akhir dalam format laporan stok pada setiap hari.
f)Mengemaskini dan mengeluarkan Payment Voucher dan Petty Cash Voucher setelah pembayaran dibuat oleh Bahagian Akaun di dalam fail.
g)Memastikan tiada bil atau invois yang tertunggak sebelum akhir bulan.

Urusan bank secara mingguan/bulanan.

a)Bank in duit jualan (jualan sehingga akhir bulan) secara 2 kali seminggu (tarikh akan dimaklumkan dalam kumpulan Whatsapp).