Segretaria Divisione Logistica

Job description:

INCARICO

Supportare il Direttore e le Funzioni della Divisione Logistica nella pianificazione delle attività giornaliere, nell’organizzazione di riunioni, incontri e nella relativa predisposizione di comunicazioni e report.

Facilitare l’implementazione di progetti e attività della Divisione di appartenenza, relazionandosi con le funzioni aziendali centrali/locali coinvolte e assicurandone il follow up.

RESPONSABILITA’

• Gestione dell’agenda ed organizzazione delle riunioni/convention del Direttore e dei Responsabili di Divisione, relativa preparazione del materiale necessario per le riunioni e prenotazione sale e video conference;
• Organizzazione delle trasferte, viaggi e note spese della Direzione;
• Accoglienza fornitori esterni e personale delle varie funzioni aziendali, smistamento posta, gestione PEC e raccomandate A/R, gestione bacheca aziendale;
• Gestione delle richieste della Direzione inerenti strumenti informatici (hardware, programmi, telefoni, postazioni) ed economato per gli uffici ed i magazzini;
• Preparazione delle comunicazioni aziendali della Divisione di appartenenza e relativa divulgazione alle funzioni interne interessate, predisposizione meeting report, lettere e diffusione comunicazioni ad enti esterni;
• Gestione del PNL (programma nazionale di sicurezza) relativo alla certificazione ENAC ed organizzazione dei corsi di formazione “Mittente conosciuto” e “Agente regolamentato” per i dipendenti delle sedi interessate, mantenendo i contatti con ENAC anche in caso di visite ispettive; organizzazione corsi per il trasporto di merci pericolose;
• Aggiornamento degli archivi online e cartacei (contratti fornitori, comunicazioni varie e documenti);
• Creazione ordini in Sap per servizi e consulenze Logistiche.

CONOSCENZE E COMPETENZE

Esperienza di almeno 2 anni in ruolo analogo ed all’interno di aziende strutturate;

Adeguata conoscenza del pacchetto Office e Sap;

Diploma di scuola secondaria superiore;

Ottima conoscenza della lingua inglese;

Eccellenti capacità comunicative ed interpersonali;

Proattività, dinamismo, spiccate capacità organizzative, buone capacità di problem solving e gestione del tempo.