Executive Assistant

Chanel Coordination è una realtà della galassia CHANEL della Divisione Moda che ha sede presso il Global Distribution Centre (GDC) di Vittuone (MI).

Il GDC si occupa del controllo qualità e della distribuzione fisica dei prodotti Chanel in tutte le boutique del mondo.

In un contesto di trasformazione e, a supporto dell'evoluzione e del miglioramento delle nostre attività, cerchiamo un Executive Assistant, a riporto del direttore del Global Distribution Center.

Le attività principali saranno:

• Gestire e ottimizzare l’agenda del Managing Director: pianificarne gli appuntamenti e le riunioni, gestire le telefonate in entrata e la posta elettronica garantendo risposte tempestive e professionali.
• Organizzare le trasferte (trasporti, alloggi) del direttore e del Comitato in collaborazione con l’agenzia viaggi ed in coordinamento con HQ a Parigi.
• Organizzare, in sinergia con l’HR Director, la logistica dei seminari e degli eventi formativi in cui è coinvolto il Comitato di Direzione.
• Accogliere gli ospiti del Comitato di Direzione, preparando preventivamente gli spazi in collaborazione con i Servizi Generali.
• Organizzare le riunioni del Comitato di Direzione: dal setting degli inviti alla raccolta preliminare dei topics all’elaborazione dell’agenda fino all’elaborazione delle minute.
• Assicurare la gestione amministrativa dei dossier delle riunioni e dei documenti firmati dalla Direzione.
• Monitorare il budget di competenza, gestire le fatture emettendo i PO e processare le note spese.
• Gestire tutto ciò che riguarda le relazioni del Direttore di Sito all’interno della Divisione e all’esterno (rapporti con Manifatture, Parigi e altre Società del Gruppo).
• Supportare nella preparazione dell’onboarding per i nuovi membri del Comitato, trasmettendo loro tutte le informazioni utili per quanto riguarda l’organizzazione del Direttore di Sito.
• Supportare la Direzione Supply Chain nell’organizzazione di eventi internazionali e/o trasferte in cui è coinvolto il Comitato di Vittuone o il Direttore di Sito.
• Mantenere relazioni con tutte le funzioni aziendali al fine di promuovere e favorire un fluido flusso di comunicazione e fungendo da anello di congiunzione tra i diversi livelli dell’organizzazione ed il Comitato di Direzione.

Background:

• Esperienza pregressa in ruolo di Assistente di Direzione, maturata per almeno 5/7 anni, preferibilmente in aziende strutturate e internazionali.
• Ottima padronanza della lingua francese e inglese oltre all'italiano.
• Laurea.
• Ottima conoscenza di MS Office (in particolare Power Point, Word, Excel).
• Ottime capacità organizzative, flessibilità.
• Attenzione ai dettagli e precisione.
• Eccezionali capacità comunicative e di ascolto, nonché spiccate capacità empatiche, intuitive e relazionali.
• Persona affidabile, con profondo senso di integrità e riservatezza.