Event Assistant

DESCRIZIONE : Il candidato ideale per questo ruolo deve dimostrare eccezionali capacità organizzative, superbe doti relazionali, abilità multi-tasking ed eccellente gestione del tempo. E’ richiesta una figura dinamica con un forte orientamento all’ospitalità e in particolare al mondo del wedding e degli eventi di lusso, pronta ad incontrare i bisogni dei clienti, flessibile e con capacità di problem-solving.

La figura che cerchiamo dovrà curare in toto la pianificazione e la gestione dell’evento in collaborazione con la Event Director, in particolare la figura dovrà:

1. Occuparsi in autonomia del primo contatto con i clienti: fornire tutte le informazioni, le disponibilità e il regolamento della location al primo contatto con i clienti attraverso la corrispondenza online e telefonica.
2. Essere presente in loco per le site inspection gestite con supervisione dell’Event Director o in autonomia.
3. Gestione quotidiana tramite corrispondenza online del rapporto con il cliente dal momento della conferma dell'evento alla raccolta dei feedback post-evento con supervisione dell'Event Director.
4. Assistere e supportare l’Event Director nella pianificazione e logistica dell’evento durante tutto il processo organizzativo, nella condivisione di preventivi e budget con i clienti — sono richiesti report giornalieri.
5. Organizzazione ad hoc su richiesta cliente: cene private, menu speciali, eventi privati, attività esterne, allestimenti on site.
6. Preparazione di schede evento Word e Excel da condividere con il team.
7. Stilare menu e proposte in collaborazione con l’Executive Chef e General Manager.
8. Presenziare all’evento con supervisione dell’Event Director o in autonomia.
9. Monitoraggio degli eventi, coordinando tutti i fornitori esterni, in particolare gestione in autonomia dello staff esterno.
10. Organizzare con supervisione dell’Event Director la logistica dell'evento, coordinando tutti i reparti coinvolti (trasporti, reparto F&B, ricevimento, cucina, fornitori esterni..).
11. Gestione del rapporto con l'ospite dal momento della conferma dell'evento alla raccolta dei feedback post-evento.
12. Contribuire alla perfetta riuscita degli eventi all'interno della struttura, assicurando la piena soddisfazione e il benessere degli ospiti nell'ottica di garantire un servizio eccellente in linea con le loro esigenze.
13. Supportare l’Event Director nell'attività amministrativa relativa alla realizzazione dell'evento, compresa la relativa fatturazione.
14. Stretta collaborazione con i reparti Marketing / Comunicazione / Commerciale per progetti speciali / eventi / attività onsite.

QUALIFICHE : Esperienza di almeno 2 anni nel settore degli eventi di lusso e in particolare nel settore wedding. Ottima conoscenza della lingua inglese scritta e orale. Qualsiasi altra lingua europea è considerata un plus. Disponibilità a viaggiare e a trascorrere periodi da 3 a 6 mesi presso la sede operativa di lavoro (Noto, Sicilia) e nel periodo di chiusura della struttura presso la sede di Milano. Buona conoscenza degli strumenti di MS Office e competenze di Microsoft Excel sono essenziali.

OFFERTA : Contratto di lavoro: tempo pieno. Tipologia di contratto: in base alla figura. Periodo di prova: obbligatorio. Retribuzione: competitiva / RAL da concordare in base all’esperienza.

• Vitto, alloggio e trasporto a carico dell’azienda durante gli spostamenti in Sicilia.
• Lavoro ibrido tra Milano e Noto.