Customer Service Administrator

Sterigenics

Bologna

EUR 10.000 - 30.000

Descrizione del lavoro

Addetto customer service

Objective of the function

Supportare il cliente per le fasi di processo pre e post trattamento.

Essere il punto di riferimento per il cliente e l’interfaccia per l’organizzazione interna verso il cliente per la facility di Minerbio.

Responsibilities/Duties

Ambito specifico

Centralino

Fatturazione

Gestione del processo di fatturazione e relativa verifica del pagamento delle fatture con incluso il sollecito di quelle non pagate/riba non ritirate.
Gestione e tracciabilità flussi finanziari clienti PA
Dichiarazioni di conto corrente dedicato alle commesse pubbliche ed altre dichiarazioni inerenti la tracciabilità dei flussi finanziari.
Gestione Dichiarazioni di Intento
Stampa mensile Reg. Art.50 Sterigenics Italy SpA da M2000
Raccolta documenti e informazioni per Dichiarazioni Intra Sterigenics Italy

Spedizione

Gestione del processo di rilascio del Sales Order, preparazione della spedizione, generazione della picking slip per gli addetti di magazzino, emissione e consegna della documentazione di spedizione e di processo.
Gestione spedizioni Intercompany
Gestione spedizioni Laboratori
Gestione spedizioni non standard

Gestione Documentale pre/post trattamento

Gestione documentazione contrattuale di trattamento di routine e passaggio a QA per archivio nel CMF
Gestione documentazione contrattuale relativa a Studi Validation più archivio
Gestione e controllo documentale tracciabilità materiale relativo a Studi Validation
Gestione della conservazione delle registrazioni storiche relative ai trattamenti
PHR: Completamento + Verifica completezza + Archiviazione

Magazzino conto terzi e Dep fiscale

Attività di logistica magazzino c/terzi (gestione ordini-rapporti con spedizionieri per consegne e ritiri-aggiornamenti su files o gestionali) Coordinamento con i clienti e gli spedizioniere delle operazioni di introduzione ed estrazione nel deposito. Controllo e gestione di tutti i documenti relativi alle operazioni di introduzione ed estrazione (fatture, P/L, Bolle Doganali, DV1, Certificati USMAF, Dichiarazioni Affidabilità annuali per estrattori IT, Autofatture, Dichiarazioni atti notori estrattori per estrattori IT, CMR, verifica ricevimento mat.le da committenti CEE, DAE, Controllo IVISTO uscire, ecc).
Registrazione di tutti i movimenti nei file excel inerenti e aggiornamento dell’apposito ”Registro delle Merci movimentate a titolo non traslativo della proprietà” tenuto in rispetto alla normativa Art. 50 D.L. 331/93.
Conservazione ed archiviazione, come richiesto dalla normativa in materia di Deposito IVA, di tutta la documentazione relativa alla movimentazione dei beni ed alle fidejussioni.
Predisposizione dichiarazioni sostitutive da presentare in Dogana per il riaccredito (firmate da legale rappresentante).
Aggiornamento file per la chiusura del mese (contabile).
Raccolta documenti ed emissione Dichiarazione Intra quale Rappresentante Fiscale

Manutenzione dati nel sistema gestionale

Aggiornare/inserire i dati relativi alle anagrafiche cliente in M2000 ed informare C&P per le medesime attività in E1
Aggiornare/Inserire CO e listini nel gestionale M2000, con passaggio dati in packing list elettronica, e richiedere a C&P l’aggiornamento/inserimento dei prezzi sugli item di irraggiamento.

Comunicazioni cliente

Inoltra ed informa internamente la QA di eventuali reclami e di danneggiamenti di materiale avvenuti internamente.
Gestione del reclamo secondo la procedura ITA-G-WI-CUS-001
Informa e riceve istruzioni dal cliente per il materiale in consegna ritenuto non idoneo al trattamento con eventuale autorizzazione dei costi ancillary ed esso collegati
Gestisce le problematiche inerenti le packing list clienti e prenotazioni slot di arrivo e ritiro e/o la creazione delle credenziali di accesso sotto la supervisione del responsabile
Gestione annuale e per nuovi clienti che intendano trattare MEDICAL DEVICE, PRODOTTO FARMACEUTICO e FOOD del FDA Registration Listings
Supporta gli addetti ed il responsabile del customer service in qualità di backup e informando/condividendo tutte le informazioni in suo possesso relative ai clienti utili per lo svolgimento delle attività del customer service

Ambito generale

Propone azioni di miglioramento nell’ambito del proprio lavoro e dell’attività dell’azienda.
Conosce ed applica i principi generali del D.Lgs. n. 231/01 e del Codice Etico.
Conosce ed applica quanto riportato nelle procedure aziendali dei sistemi Qualità/Ambiente/Sicurezza/Etica implementati in azienda sulla base della formazione ricevuta.
Recepisce e condivide i principi della Politica Aziendale e provvede a divulgarne le linee fondamentali.
Nel proprio ambito professionale conosce ed applica i principi della sicurezza sul lavoro secondo il D.Lgs. n. 81/08.
Mantiene comportamenti congrui per l’eventuale trattamento di dati personali di clienti e fornitori, in relazione all’incarico ricevuto, ai sensi del D.Lgs 196/03 e seguenti.

Authority:

Requirements:

Knowledge/Education and Training:

Experience:

Almeno 2 anni di esperienza in mansioni analoghe in Aziende di grandi dimensioni preferibilmente nel settore dei servizi o del settore farmaceutico

Skills:

Conoscenze specifiche nel settore commerciale, amministrativo e nelle analisi statistiche. Forte orientamento al problem solving.
Capacità di autocontrollo e buona attitudine alla comunicazione e ai rapporti interpersonali.

Contacts:

Internal:

Tutti i reparti, Sales manager e altre facility del gruppo

External:

Clienti, fornitori, banche

Deputy: