Document Control Associate (Shipping)

Legalitas Pelanggan & Vendor

• Menangani pendaftaran pelanggan dan vendor dengan menyediakan, meninjau, dan menegosiasikan perjanjian komersial mengenai layanan transportasi dan pergudangan dengan pelanggan dan vendor.
• Memastikan kelengkapan dokumen legal untuk transaksi komersial dengan menyimpan setiap dokumen fisik dan elektronik pada folder yang telah ditentukan.
• Membantu Tim Business untuk finalisasi dan penandatanganan perjanjian komersial dengan pelanggan dan vendor.

Pengelolaan Dokumen

• Mengumpulkan, menyimpan, dan memperbarui dokumen kapal seperti sertifikat, manual operasional, laporan inspeksi, perizinan, dll.
• Memastikan dokumen disusun dengan sistematis dan mudah diakses oleh pihak terkait.
• Memastikan semua dokumen kapal memenuhi persyaratan hukum dan regulasi maritim.
• Mengawasi masa berlaku sertifikat dan perizinan kapal serta mengoordinasikan pembaruan jika diperlukan.
• Berkomunikasi dengan tim operasional, agen kapal, serta otoritas pelabuhan untuk penyediaan dokumen yang diperlukan.
• Menyusun laporan terkait administrasi dokumen kapal.

Data Konfidensial, Keamanan & Lainnya

• Menjaga kerahasiaan informasi/data perusahaan.
• Menerapkan kebijakan, prosedur atau prinsip-prinsip keamanan informasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
• Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan tugas yang diberikan oleh supervisor.