UN(E) CHARGE(E) DE COMMUNICATION / WEBDESIGNER

Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.

Non-discrimination, ouverture et transparence

Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET MISSIONS

Le service Logistique et Technique (SLT) est composé de 54 agents répartis dans 5 pôles d’activité : Maintenance / exploitation, service à l’usager, agencement et espaces verts, usages numériques, coordination Jourdan / Montrouge.

Sous l’autorité du Responsable du pôle Service à l'usager, vous assurez l’organisation et la coordination des activités de gestion administratives et logistiques du bureau « cartes et réservations de salles » ainsi que la continuité de service des trois loges d’accueil du campus Panthéon.

Dans le cadre de cette mission, vous encadrez et animez une équipe de quatre agents permanents et assurez l'encadrement fonctionnel de trois agents intérimaires.

Encadrement du bureau « cartes et réservation de salles » et des loges d’accueil :

• Organiser, encadrer et contrôler l’exécution des tâches.
• Assurer l’interface entre sa hiérarchie et les équipes.
• Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l’activité.

Organisation et gestion des campagnes de réservation des salles :

• Préparer le lancement des deux campagnes annuelles de réservation des salles.
• Réceptionner, classer et traiter les demandes de réservation dans le cadre de ces campagnes.
• Assurer le suivi quotidien des réservations de salles (nouvelle demande, modification, annulation), hors campagnes.
• Gérer les demandes de création, de renouvellement et de remplacement des cartes multifonction.

Gestion du marché lié aux prestations d’accueil :

• Assurer l’interface avec le titulaire du marché.
• Encadrer et piloter le planning des loges.
• Assurer le suivi des prestations.

Planifier les réunions avec le titulaire du marché

Remplacer les agents de loges, le cas échéant, afin d’assurer la continuité du service.

Gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées.

Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes à l’établissement.

Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités.

Participer à la mise à jour de procédures.

Spécificités du poste

• En contact quotidien avec les usagers et les prestataires.
• Usage de l’anglais dans un cadre professionnel.
• Calendrier de gestion variable nécessitant de la disponibilité.

Expérience professionnelle :

• Trois années d’expérience en gestion administrative souhaitable.
• Connaissance des marchés publics (notions de base).
• Connaissances budgétaires (notions de base).
• Maîtrise de l’anglais dans un contexte professionnel (niveau intermédiaire).

Savoir-faire opérationnels :

• Rendre compte, à l’écrit comme à l’oral, à sa hiérarchie.
• Savoir planifier, contrôler et prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Communiquer, faire preuve de pédagogie et s’adapter aux divers interlocuteurs.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles.
• Maîtriser les outils de messagerie (Outlook) et de bureautique (Word, Excel et PowerPoint).
• S’adapter rapidement à l’utilisation de logiciels de gestion internes à l’établissement (MRBS).
• Encadrer et animer une équipe.

Savoir-être :

• Organisation, réactivité et esprit d’initiative.
• Savoir travailler en autonomie et en équipe.
• Aisance relationnelle et rédactionnelle.
• Disponibilité et faculté d’adaptation (contrainte de calendrier de gestion).
• Rigoureux et force de proposition.

Poste de catégorie : B

Poste à pourvoir : dans les meilleurs délais.

Lieu de travail : 45 rue d’Ulm, 75005 Paris.

Conditions de travail :

• 37h30 de temps de travail hebdomadaire.
• 49 jours de congés / RTT par an.
• Télétravail possible.
• Accompagnement des parcours via une école interne de formation.
• Poste ouvert aux contractuels (CDD de 1 an renouvelable – Rémunération selon grille et expérience).

MODALITES DE CANDIDATURE : Merci d’envoyer CV et lettre de motivation en cliquant sur le bouton : "POSTULER A CETTE OFFRE".