Technicien-ne en gestion administrative H/F

Date Limite Candidature : jeudi 16 janvier 2025 00:00:00 heure de Paris

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Technicien-ne en gestion administrative H/F
Référence : UMR5211-MOBINT-N54040
Lieu de travail : MONTPELLIER
Institut : INSHS - Institut des sciences humaines et sociales
Date de publication : mardi 3 décembre 2024
Session : Campagne Hiver 2025
Groupe de Fonction : TG3
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Technicien-ne en gestion administrative

Missions

Assurer de manière autonome les opérations courantes de gestion de deux laboratoires CNRS : CEE-M et ASM (50/50). Mission en lien et sous la responsabilité des administratrices des unités, ainsi qu'avec les services centraux de la Délégation Régionale.
Opérations administratives courantes : commandes, missions (CNRS ou Université), accueil, courrier, secrétariat administratif.

Activités

Activité principale : Gestion financière et administrative
- Réalisation des engagements, suivi de l'exécution des commandes (service fait, réclamations fournisseurs), régularisation des cartes achat des crédits CNRS.
- Aide ponctuelle à la gestion des crédits UM (CEE-M)
- Aide ponctuelle à la gestion des crédits UPV (ASM)
- Gestion des missions du personnel du laboratoire, ainsi que des invités extérieurs : pour ASM, (crédits CNRS et UPV), mission en France et à l'étranger avec les règlementations liées aux missions des zones à risque (Egypte)
- Participation à l'élaboration des justifications financières des contrats de recherche (pointage et saisie de relevés de dépenses, collecte et préparation des pièces justificatives nécessaires aux opérations de Gestion).
- Suivi de l'Inventaire pour les biens concernés par des crédits CNRS
- Mise à jour et suivi des listes du personnel (base RESEDA)
- Mise en œuvre et suivi des conventions de stages dans le laboratoire
- Participer à la gestion des aspects logistiques des laboratoires (accueil, courrier, fournitures, ...)

Activités annexes :
- Soutien à l'organisation des séminaires réguliers (enregistrement des invités, saisie des missions, organisation des repas séminaire)
- Soutien à l'organisation d'événements scientifiques (Workshop, colloque, journée d'étude).
- Appui aux responsables administratives sur des dossiers administratifs et financiers spécifiques

Compétences

Savoir/connaissances :
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
- Notions de base en gestion budgétaire et comptable publique
- Notions de base en gestion du personnel
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement
- La connaissance des logiciels CNRS (GESLAB, ESR missions, RESEDA) serait un plus. Des formations complémentaires seront possibles.
- La connaissance de l'environnement de la recherche serait un plus.

Savoir faire :
- Mettre en œuvre et appliquer les procédures et règles financières
- Exécuter les dépenses et les recettes et en assurer le suivi
- Savoir rendre compte

Savoir être :
- Faire preuve d'autonomie et de rigueur
- Savoir gérer l'urgence et avoir le sens des priorités
- Être à l'écoute des membres de l'unité
- S'intégrer dans un collectif
- Savoir travailler en équipe

Contexte de travail

Le laboratoire Archéologie des Sociétés Méditerranéennes (ASM) est une UMR multi-tutelles (CNRS-UPV-Ministère de la Culture et Inrap) qui compte 150 membres (archéologues, paléoenvironnementalistes, égypto-logues...). Les chantiers archéologiques en France et à l'étranger représentent une des activités majeures de l'unité : leur suivi administratif constitue une part importante des tâches à effectuer dans la mise en œuvre des missions des activités de l'unité et la gestion des contrats de recherche. L'unité abrite plusieurs laboratoires (sédimentologie, céramologie, microscopie), des collections de références (archéozoologie dont ichthyologie, carpologie, lithothèque) et deux importantes bibliothèques (archéologie et égyptologie).
Le Centre d'Économie de l'Environnement de Montpellier (CEE-M) est un laboratoire multi-tutelles (UM - CNRS - INRAe et Institut Agro) situé sur 2 sites géographiques (INRAe Site Agro et Faculté d'Economie Site Richter).
Le CEE-M est une unité qui a connu une expansion rapide, en termes de personnel et de projets de recherche financés. Cette croissance a entraîné une augmentation de la charge de travail administratif dans la gestion des crédits et des contrats de recherche (financements internationaux, nationaux et locaux), représentant un budget annuel de 2,5 millions d'euros répartis en charge de travail sur chacune des tutelles gestionnaires. L'unité est composée de 80 membres.
Les 2 unités organisent des séminaires, workshops et conférences, qui nécessitent une gestion minutieuse.
Le gestionnaire (H/F) travaillera en liaison directe avec les administratrices des 2 unités et avec les 2 autres gestionnaires de l'unité pour le CEE-M et une gestionnaire pour l'ASM. Possibilité de télétravail. Travail sur 2 sites distincts dont les modalités seront définies lors du recrutement. Les 2 sites possèdent un parking pour les personnels.