STAGE Qualité & Gestion Documentaire F / H

VINCI Facilities est une entreprise de premier plan dans le domaine des services de gestion des infrastructures et des bâtiments. Filiale du groupe VINCI, nous proposons des solutions sur mesure pour l'entretien, l'exploitation et l'optimisation d'établissements de sites tertiaires.

VINCI Facilities IDF Tertiaire représente un chiffre d'affaires de 330 millions d'euros et 2000 collaborateurs en Ile-de-France.

Dans le contexte d'une organisation décentralisée, VINCI Facilities IDF Tertiaire est composée de 7 directions regroupant 28 entreprises.

Le poste est rattaché à l'entreprise "VINCI Facilities Data Centers & Telécom", basée à Gennevilliers.

Rattaché(e) à la coordinatrice QSE, vous aurez pour mission principale la création et la mise en place d'une base documentaire / cartographie de processus dédiée à l'entreprise, en lien avec les standards ISO de la société de rattachement. Vos missions incluront :

Analyse et cadrage du projet

• Identifier et structurer les processus clés de gestion des contrats (Gagner un contrat, Démarrer un contrat, Exploiter un contrat, Clôturer un contrat)
• Recenser les documents existants et analyser les besoins des équipes (En s'appuyant sur les appels d'offres)
• Définir l'arborescence et les règles de gestion documentaire

Mise en place de la base documentaire

• Concevoir la cartographie des processus
• S'intégrer dans le projet du déploiement du Dossier d'affaire électronique et de l'arborescence réseau avec la Responsable Administrative et le Responsable informatique
• Intégrer et classer les documents

Formation et déploiement

• Rédiger un guide d'utilisation et des procédures associées.
• Sensibiliser et former les collaborateurs à l'utilisation de la base.
• Assurer un suivi et proposer des améliorations après le déploiement.

Profil demandé :

Étudiant(e) en fin de formation Bac +4 / +5 en Qualité, Gestion documentaire…

Compétences en gestion documentaire, structuration de l'information et organisation des données.

Maîtrise des outils bureautiques.

Esprit d'analyse, rigueur, autonomie et bonnes capacités de communication.