Secrétaire médicale - temps plein - Hôpital de jour et Réhabilitation Psychosociale - Pôle Levallois

IDENTIFICATION
Fonctions : Secrétaire médicale
Grade : Adjoint administratif
Statut : contractuel
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles : Chef de Pôle, médecin responsable des structures et cadres de santé
Pôle Levallois
Hôpital de Jour et Unité de Réhabilitation Psychosociale
86, rue du Président Wilson 92300 Levallois et Rue Chaptal 92300 Levallois Perret
Poste à pourvoir le 1er juin 2025

CONDITIONS ET HORAIRES DE TRAVAIL
Temps de travail : 40 heures par semaine du lundi au vendredi de 09h00 à 17h00 (20 heures par structure)
Spécificités : les congés sont à soumettre et à valider par le chef de pôle après concertation avec les secrétaires du CMP et largement en amont de la période sollicitée. En cas d'absence non programmée, il est impératif de prévenir dès que possible le Chef de Pôle et le médecin responsable de la structure.

DESCRIPTION DU POSTE
Définition du poste : La secrétaire travaille en étroite collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire : psychiatres, psychologues, cadre supérieur de santé, cadre de santé, équipe infirmière, ergothérapeute, psychomotricienne et assistante sociale. Elle aide les patients pour des démarches sociales simples. Elle est en lien avec le secrétariat de l'intra hospitalier et toutes les unités fonctionnelles du pôle.

Missions / activités principales sur l'HDJ :

1. Accueil téléphonique, organisation des rendez-vous
2. Travail en coordination avec le médecin et l'équipe pluridisciplinaire
3. Edition du journal des patients H.J. chaque jeudi
4. Analyse et transmission des appels téléphoniques aux différents professionnels
5. Appel téléphonique aux ambulances et taxi, préparation des bons de transport et autres démarches nécessaires pour une prise en charge globale du patient
6. Travail en lien avec le service des admissions (présences envoyées le vendredi)
7. Rédaction de courriers
8. Rédiger les certificats médicaux en fonction de la législation
9. Saisie informatique quotidienne des présences des patients et des actes des différents professionnels
10. Responsabilité de la bonne tenue et de l'archivage des dossiers patients
11. Mise à jour régulière des informations sur le dossier informatisé
12. Mise à jour régulière des tableaux de présence, des contrats de soins des patients, des indicateurs de l'unité
13. Participation aux deux réunions hebdomadaires avec prise de notes et retranscription sur les dossiers patients
14. Accueil physique des patients
15. Accompagnement des patients en ce qui concerne les démarches administratives simples pour la mise à jour (carte Navigo, carte d'invalidité, 100%, A.A.H., mutuelle, médecin référent et autre si besoin)
16. Démarches à la sécurité sociale si besoin (avec ou sans patient en concertation avec l'équipe)
17. Mise en uvre et réactualisation régulière d'un tableau récapitulatif des informations administratives, sociales et des prestations des patients
18. Travailler avec les alertes informatiques / démarches administratives simples pour : - Accompagner le patient à réaliser lui-même les démarches si possibles, - Solliciter l'interlocuteur (médecin, tuteur) concerné pour réaliser la démarche
19. Participation à la gestion et au suivi des commandes et fournitures de bureau
20. Remplacement des collègues sur les structures extrahospitalières lors des congés

Missions / activités principales sur la réhabilitation :

1. Accueil des patients et familles
2. Gestion des appels téléphoniques
3. Gestion du planning de l'unité et du médecin
4. Gestion des mails et courriers de l'unité
5. Gestion des nouvelles demandes pour la réhabilitation et le programme BREF (prise de rdv)
6. Envoi des messages de rappel aux patients / familles avant synthèse ou avant le début d'un programme de groupe ou tout rdv important
7. Gestion et classement des documents de travail
8. Participation aux réunions d'équipe, réaliser les compte-rendu de réunion
9. Organisation de réunions de synthèse avec le patient, son case manager, le médecin et éventuellement l'entourage et l'équipe référente ayant adressé le patient
10. Tenue des dossiers patients (documents administratifs et médicaux)
11. Diffusion de supports de communication pour des partenaires extérieurs
12. Mise à jour de l'activité, saisie des actes, de la file active et des indicateurs
13. Gestion des stocks / commandes de matériel et des interventions techniques

QUALIFICATIONS ET QUALITES REQUISES

Connaissances techniques : Maîtrise de la dactylographie, de l'orthographe et de la grammaire, Utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, intranet, internet), Utilisation du logiciel Cariatides et logiciel messagerie World Client, Prise directe du courrier.

Compétences organisationnelles : Hiérarchiser les activités de secrétariat, Savoir prioriser les urgences, Savoir travailler en collaboration entre secrétaires médicales mais aussi avec tous les différents professionnels des services, Faire preuve d'autonomie et de prise d'initiatives, Analyser la teneur des appels téléphoniques en tenant compte de l'urgence et de la disponibilité de l'interlocuteur, Respecter la ponctualité.

Compétences d'adaptation : Se tenir au courant de l'évolution des techniques bureautiques et du vocabulaire médical, Connaître les différentes structures du secteur et leur fonctionnement, Travailler en lien avec les différents partenaires de la ville et au-delà, La spécificité du travail en psychiatrie ainsi que l'accueil des personnes en difficulté psychologique, doivent amener à une connaissance de la pathologie psychiatrique et des symptômes inhérents à cette dernière, De plus, une connaissance de la législation psychiatrique et des droits des patients est vivement souhaitée (documents dans l'unité, recherches personnelles et échanges avec les professionnels soignants du CMP).

Compétences relationnelles : Respect du secret médical et professionnel, Disponibilité, Discrétion, Qualité de communication et d'écoute, Capacité de remise en question, Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire, Savoir faire face aux situations conflictuelles et d'urgence, Adaptation aux interlocuteurs de l'équipe pluridisciplinaire ainsi qu'aux différentes situations, Gestion des situations conflictuelles (savoir mobiliser les moyens utiles).

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.