Secretaire medicale hdj douleur consultations douleurs - h/f

Fiche émise le

24/06/2024

Intitulé du poste

SECRETAIRE MEDICALE

Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)

Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif

Famille / Spécialité professionnelle / Métier

Famille : Gestion de l'information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale / Code métier : 40L20

Unité Fonctionnelle

Pôle

HDJ DOULEUR - CONSULTATIONS DOULEURS

SANTE PUBLIQUE

Localisation du poste de travail

CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE – 1060 chemin de la Madeleine – CS 40001

11010 CARCASSONNE Cedex 9

Lieux d’intervention

Centre Hospitalier de Carcassonne

Présentation du service d’affectation - Localisation

Rez-De Chaussez – secteur Santé publique

Description synthétique du poste

Description reproduite en cas de publication de poste

Secrétaire médicale.

Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs.

Missions principales (non exhaustives)

• 
  Accueil physique et téléphonique,

• Prise des RDV pour les consultations douleur et addictologie, planification et coordination des hospitalisations de Jour,

• Production de comptes rendus de consultations médicales, de courriers, d’ordonnances, de certificats médicaux…

• Préparation des dossiers des patients externes et HDJ,

• Classement et/ou numérisation des documents et courriers,

• Remplacement de son binôme sur la consultation d’addictologie (remplacement mutuel durant les absences).

Missions annexes / spécifiques (non exhaustives)

4 Accueil des patients des consultations / HDJ,

4 Frappe des courriers de consultations et HDJ,

4 Gestion des messages des patients et des messages médecins,

4 Gestion des boites mails (rdv, prestataire, bio, réunion…),

4 Gestion des dossiers postcures et sevrage,

4 Gestion du courrier arrivé et départ,

4 Gestion des bons de consultations interservices (distribution et saisie),

4 Saisie codage activité des médecins et équipes pluridisciplinaires externe et interne,

4 Création épisodes de soins et tableaux de bord,

4 Recueil et saisie des données statistiques de l’activité,

4 Gestion des tableaux de bords des médecins,

4 Participation aux réunions pluridisciplinaires (saisie des comptes rendus…).

LIENS HIERARCHIQUES

HIERARCHIE ADMINISTRATIVE

HIERARCHIE FONCTIONNELLE

LIENS FONCTIONNELS

INTERNES

EXTERNES

QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

Intitulé

Niveau recherché

S

A

M

E

CONNAISSANCES

Bureautique - Secrétariat

X

Codage des actes

X

Communication

X

Droits des usagers, patients

X

Organisation et fonctionnement interne

X

Réglementation des archives

X

Terminologie médicale

X

SAVOIR FAIRE

Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers

X

Capacité à s’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone

X

Rédaction et mise en forme de documents

X

Capacité d’analyse et de priorisation

X

Travail en équipe et en réseau

X

Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers

X

Secret professionnel – Droit de réserve

X

SAVOIR ETRE

Qualité d’adaptation

X

Rigueur

X

Patience et écoute

X

Sens de la collaboration, du travail en équipe

X

Exemplarité

X

Réserve

X

Implication

X

Profil

Pré requis obligatoires :

• Aisance à la saisie des comptes rendus,

• Maîtrise de la terminologie médicale,

• Savoir-être.

Pré requis souhaités

æ Compétences techniques :

• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques,

• Maîtrise de la fonction d’accueil,

Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.

æ Compétences sociales :

• Travail en équipe,

• Transmission de l’information,

• Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.

æ Compétences organisationnelles :

• Facilités d’adaptation à la polyvalence,

• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.

Conditions d’exercice

Rythme de travail :

JOUR à Amplitude : 7 H 40 du lundi au vendredi.

Composition équipe secrétariat - conditions organisationnelles :

Equipe de deux secrétaires : 1 temps plein + 0.80.

Planification des congés réalisée avec la secrétaire temps plein (consultations addictologie, consultations douleur et HDJ douleur) : permanence d’au moins une secrétaire.

Exigences relationnelles :

• Discrétion,

• Ecoute et disponibilité,

• Réactivité,

• Travail en équipe,

• Polyvalence,

• Adaptabilité,

Logiciels utilisés :

• CROSSWAY,

• WORD, EXCEL, Outlook,

• VOX-T,

• Cpage,

• WEBSANTE,

• Logiciel archives,

• Internet et Intranet.

Contacts

Service demandeur

Gestionnaire