Secrétaire médicale - H/F

Créé en 1982, l’EPS Erasme est spécialisé dans la prise en charge des troubles psychiatriques à tout âge de la vie. Ses missions sont multiples : prévention, diagnostic, soins, enseignement et recherche. Les équipes fonctionnent en pluridisciplinarité, au service d’un projet médico-soignant, dans l’objectif d’une prise en charge globale des besoins de nos usagers et du développement de la dimension ambulatoire des soins en psychiatrie.

Le Poste

L'EPS-ERASME recherche son/sa futur(e) Secrétaire Médicale (F/H) en CDD de 3 mois renouvelable une fois avec possibilité d'évoluer vers un CDI sur une base de 35h.

• Mission générale :
  
  Traiter les opérations médico-administratives liées à la relation entre patients et médecins et institutions.
  
  

• Activités principales :
  
  

• Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles).
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu, procès-verbal…).
• Réalisation des modalités administratives de prise en charge des patients entrants et sortants.
• Accueil physique et téléphonique.
• Planification des rendez-vous des patients.
• Reproduction de documents.
• Gestion des fournitures du secrétariat.

• Activités spécifiques :
  
  

• Personne ressource pour le DPI sur l’unité de référence.
• Saisie des mouvements des entrants et sortants.
• Liens avec le Bureau des admissions et le bureau du DIM.
• Contact avec les Etablissements de santé et les différents partenaires externes.
• Utiliser différents logiciels bureautiques et agendas électroniques.
• Filtrer et orienter les appels ainsi que les demandes téléphoniques internes et externes.
• Renseigner les interlocuteurs.

• Missions effectives au Pôle 21:
  
  Organiser le traitement et la circulation des documents et des communications téléphoniques liées au service, au suivi des dossiers pour un responsable hiérarchique et/ou pour les équipes.
  
  

• Gestion des certificats concernant les patients sous contrainte.
• Gestion du registre des isolements et Statistiques de l'unité PSY G 21 (dans le cadre de la polyvalence du poste de secrétariat).
• Suivi de la règlementation concernant le contrôle du JLD.
• Organiser la gestion logistique (organisation de réunions…)
• Secrétariat de l'unité E. Minkowski.
• Remplacement des collègues pendant leurs congés.

• Qualités requises :
  
  

• S’exprimer convenablement envers les différents interlocuteurs.
• Frappe rapide.
• Maitriser l’orthographe.
• Sens de l’accueil, de l’écoute et de la discrétion.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, en lien avec plusieurs praticiens.
• Respect des règles de confidentialité et du secret professionnel.
• Définir un plan de classement.

• Contraintes du poste :
  
  

• Connaissances de l’institution.
• Outils bureautiques et logiciels métier (DX Care, Dxplanning, GMAO).
• Connaître et maîtriser le vocabulaire médical.
• Connaître la législation et réglementation hospitalière.
• Connaître les droits des patients.
• Bonne capacité de communication.
• Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical appréciée.

• Risques liés à l’activité :
• Douleurs cervico-dorso-lombaires.
• Postures liées à l’utilisation de l’outil informatique, fatigue visuelle.
• Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie.