SECRETAIRE MEDICALE H/F

L’Association Hospitalière Sainte-Marie

5 600 collaborateurs répartis sur 8 départements, leader dans la prise en charge psychiatrique et médico-sociale en France.

Les Établissements Sainte-Marie Puy-de-Dôme – Allier comprennent :

• Un centre hospitalier

• Cinq établissements médico-sociaux

Nous assurons une mission de service public en santé mentale et intervenons auprès de :

• Personnes en situation de souffrance psychique

• Personnes en situation de handicap

• Personnes de grand âge

Avantages :

• CE
• RTT
• Restauant d'entreprise

Notre site de Riom recherche 1 Secrétaire Médicale H/F en CDI :

Présentation du secteur et de l’équipe :

Le Secteur Nord est un secteur de psychiatrie adulte générale comprenant des services d’hospitalisation et des activités ambulatoires.

Sur le site de Clermont-Ferrand, il comprend une unité d’hospitalisation temps plein de 25 lits, un HDJ/CATTP, un CMP au C6, un CMP à Croix de Neyrat, ainsi qu’un Service Infirmier de Soins à Domicile / Equipe Mobile.

Sur le site de Riom, il comprend un CMP/CATTP et HDJ, un Service Infirmier de Soins à Domicile et une Equipe Mobile. L’activité de psychiatrie de liaison avec les urgences du CH de Riom. Est également rattachée l’activité du Centre Pénitentiaire de Riom.

Sur le site de Youx, il comprend un CMP/CATTP et un HDJ, une équipe de soins infirmiers à domicile.

L’équipe est pluridisciplinaire, composée de psychiatres, de médecins généralistes, un cadre supérieur de Santé et de cadres de santé, des psychologues, des assistants de service social ainsi que des équipes soignantes en hospitalisation temps plein et en ambulatoire.

La secrétaire fait partie de l’équipe pluridisciplinaire et en est un pivot.

Missions principales :

è Activité CMP

• Gestion du secrétariat médical du CMP : accueil physique et téléphonique des patients, orientation des patients, prise de rendez-vous et gestion des agendas Outlook de l’équipe pluridisciplinaire du CMP
• Gestion de l’activité de téléconsultation avec les différents sites du secteur Nord / utilisation de Monsisra et Préparation des salles de téléconsultation
• Gestion des premières demandes de consultation et travaille en collaboration avec la consultation IDE de première intention
• Gestion et orientation des demandes d’avis psychiatriques en provenance du CH de Riom et autres structures partenaires
• Organisation et planification des réunions, participation et rédaction des comptes rendus des réunions de l’ambulatoire
• Rédaction de certificats médicaux, comptes rendus de consultation
• Rédaction de certificats médicaux de soins sans consentement dans le cadre du suivi ambulatoire (programme de soins) et procédure pour les signalements
• Coordination médico-administrative avec les autres secrétariats du secteur NORD, du CHSM et en provenance de l’extérieur pour la gestion des demandes d’hospitalisation temps plein / Suivi et mise à jour des demandes
• Développement de supports de communication et organisationnel du CMP
• Cotation de l’activité des professionnels / suivi des indicateurs de l’activité / tableaux de bord
• Rédaction du rapport annuel de l’activité ambulatoire de Riom

è Activité Equipe Mobile et SSAD

• Régulation et gestion des appels concernant les interventions de l’Equipe Mobile et du SSAD intensif / Travail en collaboration avec l’IDE coordinateur
• Assurer la coordination médico-administrative des parcours de soins des patients
• Gestion des agendas et planning de l’activité de l’Equipe Mobile par délégation (outlook)
• Rédaction des comptes rendus de l’ensemble de l’équipe

• Cotation de l’activité des professionnels
• Suivis des indicateurs de l’activité quantitatif et qualitatif avec l’utilisation de tableaux de bord

è Activité CATTP/HDJ

• Gestion des demandes d’admission au CATTP provenant de l’établissement et autres
• Gestion des demandes d’admission à l’HDJ
• Rédaction des projets de soins individualisés des patients
• Rédaction des comptes rendus médicaux : admission et fin de prise en charge / lettre de liaison à adresser au médecin traitant et psychiatre référent
• Suivi du nombre de patients pris en charge et sur quel type de soins/activités
• Rédaction de projets et Développement de support de communication sur les ateliers thérapeutiques proposées
• Participation aux réunions

è Activité Centre Pénitentiaire USMP

• Gestion de l’activité du Centre Pénitentiaire de Riom : cotation de l’activité de tous les professionnels intervenant en détention
• Rédaction du rapport annuel d’activité
• Gestion des réunions, rencontres avec les intervenants
• Collaboration avec la plateforme AICS
• Missions pouvant évoluer selon les nécessités

è Missions générales au sein de la structure

• Assurer la coordination médico-administrative des parcours de soins des patients
• Gestion médico-administrative des demandes de communication de dossier médical et saisine de dossier
• Création et gestion des dossiers patients informatisés, suivi et mise à jour des éléments administratifs (intégration des pièces nécessaires, mise à jour sous Cariatides, scannérisation, classement des documents)
• Gestion de l’archivage des dossiers patients
• Activité de codage de l’activité des professionnels et suivi des tableaux de bord de l’activité
• Rédaction du Rapport Annuel d’Activité
• Gestion des bons de transport
• Gestion et planification des réunions (préparation logistique, supports de présentation, prise de notes, rédaction des comptes rendus)
• Gestion des commandes de fournitures (vérification des besoins, réception et rangement) et des matériels informatiques, photocopieurs, scanners, téléphones
• Participation à la démarche qualité (CREX, IQSS et autres) / gestion des risques
• Encadrement des stagiaires
• Missions administratives en lien direct avec la médecin Cheffe du Secteur (gestion de l’agenda, délégations de missions organisationnelles, courriers, mails et autres documents)

Missions pouvant évoluer en fonction des besoins organisationnels

Organisation et Lieu de travail

• CMP / CATTP / HDJ / Equipe Mobile sur le site de RIOM
• Travail en binôme : 2 ETP de secrétaire médical avec remplacement obligatoire durant les congés
• Horaires de travail : ouverture du secrétariat médical de 09h00 à 17h00 du lundi au vendredi

Horaires pouvant évoluer selon les nécessités de l’activité sur site / remplacement possible sur les autres sites du secteur Nord selon nécessité

Profil recherché

• Diplôme de Secrétaire Médicale ou certification RNCP
• Idéalement une expérience réussie de 2 ans dans un poste équivalent
• Connaissance des soins et accompagnements en psychiatrie et santé mentale ainsi que des populations vivant avec des handicaps d’origine psychique
• Connaissance, dans son champ d’action, des aspect légaux et médico-légaux spécifiques aux champs de la psychiatrie, de la santé mentale, notamment les aspects réglementaires régissant les soins sans consentement
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (pack Office, connaissance du logiciel Excel)
• Connaissance des outils de la démarche évaluative et de la qualité
• Travail en équipe pluridisciplinaire et en réseau
• Excellent relationnel, esprit d’équipe et un sens du service développé
• Assiduité, rigueur, maitrise de soi et sens des initiatives

• Capacité à gérer dans son champ d’action les situations de crise et d’urgence
• Capacité d’organisation, capacité à se questionner et à évaluer ses pratiques, Capacité à actualiser ses connaissances et ses compétences, Capacité à s’adapter aux changements
• Conscience professionnelle et discrétion
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel

Rémunération

En fonction de la Convention Collective Nationale du 31 octobre 1951 (Fehap) reprenant l’ancienneté d’un poste de Secrétaire Médicale

21 RTT et 14 jours fériés ou récupération de jours fériés (au prorata du temps de travail)