SECRETAIRE MEDICAL VIDEO EEG - Pôle NEUROSCIENCES CLINIQUES - H / F

• 70 % au sein du secrétariat de la vidéo-EEG (poste seul - Pôle Neurosciences Cliniques)
• 30 % suppléance pôle Neurosciences Cliniques

Le secrétariat de la Vidéo EEG : un travail en étroite collaboration avec les équipes médicales et paramédicales est à mener : il consiste essentiellement à assurer la programmation des patients vus sur ce secteur. Les informations sont échangées dans le cadre de staff. La présence de la secrétaire est attendue sur ces réunions (staff+RCP).

Suppléance de pôle : à définir en fonction des besoins du pôle.

Une entraide et un esprit d’équipe est attendu au sein du secrétariat pour un relais des activités quand la référente est absente. Le secteur ayant des périodes de fermetures, les congés sont à privilégier préférentiellement pendant ces fermetures.

Responsabilités :

Accueil téléphonique, gestion et préparation du dossier médical numérique, et coordination du parcours patient.

• Soumettre à validation médicale les demandes connectées (VIDEO / Holter) ou externes.
• Gestion de la liste d'attente.
• Programmer les consultations Pré-VIDEO en amont de l’hospitalisation.
• Programmer les différents examens (holter EEG, EEG de sommeil).
• Gérer la programmation des hospitalisations pour SEEG.
• Relire et mettre en forme les comptes rendus d'hospitalisation / Consultations.
• Coordonner avec le secrétariat de neurochirurgie et planifier les HDJ.
• Mettre les indisponibilités Dx Planning (fermetures, jours fériés, fermeture de lit, indisponibilités médicales).
• Être en lien avec l’équipe médicale, paramédicale et l’encadrement.

Gestion du dossier médical :

• Préparation des consultations (dématérialisation des dossiers / numérisation des demandes / préparation des listes).
• Numérisation document autorisation soins (du mineur) + autorisation diffusion des examens de Vidéo dans le dossier patient DxCare + One Shot (recueil utilisation des données médicales à insérer dans le dossier numérique du patient).
• Archivage sous Spark et envoi au BCA des dossiers médicaux existants.

Traitement / vérification de la cohérence des informations médicales.

• Traitement des courriers de consultations et d’hospitalisation par reconnaissance vocale, fusion (saisie, envoi, …).
• Traitement des comptes rendus de RCP, réunions staff hebdomadaire.
• Traitement des mails (demandes de rdv et autres) sur adresse spécifique VIDEO EEG.

Coordination du parcours patient :

• Contrôle cohérence parcours patient.
• Collaboration avec les plateaux techniques et d’imagerie pour la planification des examens (IRM / TEP SCANNER / SCINTIGRAPHIE).
• Collaboration avec les équipes de neurochirurgie + neuroanesth pour les programmations SEEG.
• Collaboration avec les neuropsychiatres de Charles Perrens pour les consultations pré-SEEG et pré-chirurgie de l’épilepsie.
• Relation avec le patient pour expliquer les modalités du séjour et remettre les documents adéquats.
• Coordination avec les médecins, cadre de santé, infirmières de l’unité.

Contact : Elsa GUYET-COMPAGNO, Coordinatrice des Secrétariats Médicaux.