Secrétaire médical / Secrétaire médicale

Description

Atlas Vision souhaite offrir les meilleures prestations à ses patients en amont et au-delà du traitement médico-chirurgical en intégrant une équipe pluridisciplinaire qui assure la fluidité du parcours patient. La récente expansion de notre activité avec l'ouverture d'un second cabinet à Carpentras nécessite de renforcer notre équipe pour répondre à l'augmentation du flux de patients. Vous serez amené(e) à travailler au centre de l'isle sur la sorgue ou Carpentras sur une amplitude horaire de 7h45 à 19h, 4 jours par semaine.

Le/la secrétaire médicale est le pivot de la relation entre le médecin, les paramédicaux, le patient et les interlocuteurs externes (cliniques, laboratoires, pharmacie). Constamment tourné(e) vers le service, il/elle doit faire preuve d'initiative, de discrétion et de communication. Il/elle joue un rôle important dans l'image du cabinet médical puisqu'il/elle est le premier interlocuteur du patient et des prestataires. Il/elle est garant du suivi administratif et financier relatif à la prise en charge du patient.

1. Ouverture et Fermeture du Cabinet
   Préparation des salles et des équipements, vérification et réassort des fournitures, gestion des clés.
2. Accueil physique et téléphonique des patients et visiteurs
   Gestion des situations difficiles et maintien d'une bonne image du cabinet. Traite la demande, demande les informations nécessaires à la bonne gestion administrative du dossier patient (identitovigilance, sécurité sociale, mutuelle, CMU, ALD), informe et explique, maitrise le temps avec chaque patient en fonction de l'activité, rassure et s'assure de la compréhension du message.
3. Prise de RDV
   Vérifie la cohérence des agendas médicaux à J-15 puis J-7 et adapte les rdvs si besoin (règles de régulation d'agenda en annexe). Donne le rdv de façon adaptée selon le motif de la consultation et anticipe les rdvs de suivi.
4. Gestion administrative du dossier patient
   Constitution et maintien à jour du dossier du patient, réalisation des formalités administratives, suivi, classement et archivage des dossiers. Classement des ordonnances, feuille de traçabilité chirurgie. Scan des comptes rendus opératoires (bloc, IVT, calcul d'implant) dans les 48h.
5. Préparation de la consultation (J-1)
   Consultation : impression et vérification ultime des agendas, préparation des dossiers patients (bloc IVT). Préparation des comptes rendus types.
6. Secrétariat
   Frappe des courriers médicaux : rédaction et transmission des courriers. Relation avec les correspondants : téléphonique et/ou par courrier. Réception et classement du courrier : réceptionne les courriers, classe et transmet selon les destinataires.
7. Appel des patients opérés la veille ou le vendredi
   Vérification auprès du patient du bon déroulé des premières 24h post opératoire. Rappel des consignes post opératoires. Identifie si besoin d'adapter le délai de consultation post opératoire. Oriente le patient vers le médecin en urgence si nécessaire.
8. Tâches annexes
   Aide à l'habillage et au déshabillage des patients (Pendant les vacations d'IVT, peut être amené à assurer l'aide à l'habillage, installation et déshabillage du patient), réassort des consommables, bio nettoyage du bloc IVT.

Nous recherchons une personne dynamique, ayant un excellent sens de la communication et capable de gérer plusieurs tâches simultanément. La discrétion, l'initiative, et une bonne maîtrise des outils informatiques sont des qualités essentielles.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 1 An(s) - en centre ophtalmologique

Savoirs et savoir-faire

• Gestion des dossiers patients
• Rédaction de comptes rendus médicaux
• Gestion des emails
• Organisation de l'agenda médical
• Grille de codification Sécurité Sociale
• Nomenclature des actes médicaux
• Normes rédactionnelles
• Règles de sécurité
• Utilisation de logiciels médicaux
• Utilisation de matériel de bureau
• Terminologie médicale
• Compréhension des prescriptions médicales
• Titre professionnel secrétaire assistant médico-social
• Secrétaire médical
• Secrétaire médical et médico-social
• Identifier la demande du patient et rechercher les informations complémentaires dans le dossier médical
• Planifier et coordonner les rendez-vous médicaux
• Organiser le suivi des dossiers médicaux
• Organiser la coordination des professionnels de santé (internes et externes) intervenant dans l'établissement
• Préparer les salles de consultation avant les rendez-vous
• Accueillir, orienter et renseigner un patient
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la confidentialité des informations médicales
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé
• Actualiser le dossier médical du patient
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Renseigner des documents médico-administratifs
• Relayer de l'information
• Gérer les bases de données médicales
• Surveiller les stocks de fournitures médicales et passer des commandes
• Conseiller, accompagner une personne
• Ophtalmologie et vocabulaire médical
• Règles de facturation (CMU, ALD, 1/3 Payant…)
• Connaissance en bureautique et informatique

Formations

• Bac ou équivalent Secrétariat assistanat médicosocial

Permis

• B - Véhicule léger

Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)