SECRETAIRE MEDICAL(E) EN PHARMACIE - H/F

Description

Mission générale: Assurer la gestion du secrétariat de la Pharmacie de Pellegrin.

Principales activités:

1. Accueil physique et téléphonique.
2. Gestion et traitement des mails.
3. Gestion du planning des rendez-vous du Pharmacien responsable du site.
4. Gestion du planning de réservation de la salle de réunion.
5. Gestion de l’envoi des traitements colis: préparation, enregistrement, traçabilité.
6. Enregistrement et dépôt des chèques relatifs aux envois par Colissimo.
7. Réception, tri et distribution du courrier.
8. Gestion des autorisations temporaires d’utilisation: enregistrement et traçabilité informatique.
9. Gestion des renouvellements ou modifications des ordonnances sécurisées et non sécurisées.
10. Participation aux staffs de la Pharmacie de Pellegrin, prise de notes et saisie du compte-rendu.
11. Gestion des archives.
12. Mise à jour des procédures du secrétariat (classeur, disque partagé Pôle).
13. Etablissement de devis de produits de santé (Université, EFS,…) et demande de mise en préparation des bons de commandes en émanant.
14. Gestion des bons de commandes des emprunts.
15. Réalisation du bilan annuel d’activité des emprunts des établissements extérieurs et aux établissements extérieurs.
16. Elaboration des certificats de bonnes conservations ou de destructions des produits de santé.

Mission(s) spécifique(s):

1. Gestion, suivi et envoi des carnets de prescriptions de produits stupéfiants et traçabilité.
2. Numérisation des relevés mensuels de produits stupéfiants + archivage papier.
3. Préparation et participation aux séances de dénaturation des produits stupéfiants en collaboration avec Préparateurs en Pharmacie Hospitalière, Cadre de Santé et Pharmacien.
4. Gestion des procès-verbaux Pharmaciens et Chef de pôle.
5. Continuité du secrétariat de la Pharmacie Haut Lévêque lors de nécessité de service distanciel/présentiel.
6. Gestion des stocks: commandes de fournitures: C-page, Lyreco, services économiques, reprographie.
7. Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l’activité.

Conditions de travail: Du lundi au vendredi de 9h à 16h30.

Prise de poste dès que possible.

Contact: Chloé AVELINE-ZEMELKA - Coordinatrice des secrétariats médicaux - chloe.zemelka@chu-bordeaux.fr

Profil recherché

Compétences requises:

Techniques:

• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel.
• Utilisation de la messagerie électronique et de l'intranet.
• Maîtrise de l'orthographe.
• Gestion des outils informatiques spécifiques au CHU : DX CARE - DX PLANNING - SPARK.

Organisationnelles:

• Organisation et gestion des priorités.
• Rapidité d’exécution.
• Autonomie, adaptabilité.
• Polyvalence et polycompétence.

Relationnelles:

• Sens des responsabilités et du travail en équipe.
• Communication pluridisciplinaire essentielle.
• Respect du secret professionnel et discrétion.