SECRETAIRE H/F (H/F)

Description

L'association Addiction Méditerranée recrute, un.e secrétaire H/F en CDI à temps partiel (2 jours par semaine pendant 3 semaines pour un tuilage) dans un premier temps puis à 34h par semaine, pour travailler au sein des équipes du JAM et du Fil Rouge situés à Marseille. Addiction Méditerranée est une association à but non lucratif qui intervient depuis 30 ans dans le domaine des addictions, du soin et de la réduction des risques liés à l'usage de produits psychoactifs. A ce titre, elle se donne pour mission d'accompagner, soigner, réduire les risques, prévenir, former et conseiller toute personne concernée, de près ou de loin, par des problématiques addictives, avec ou sans produits, allant de l'usage simple à l'addiction.

Ces missions sont mises en œuvre au sein de 8 établissements, dans lesquels interviennent 80 professionnels. Le FIL ROUGE, Equipe Mobile Parentalité Addiction, s'adresse aux parents et futurs parents rencontrant une problématique d'addiction ou un usage à risque, ainsi qu'à leur(s) enfant(s) et leur entourage. Ce dispositif propose de prendre soin du parent et de son enfant en accompagnant le temps de la grossesse, de la naissance de l'enfant, et de ses premières années de vie. Mais également en soutenant la fonction parentale et le développement de l'enfant, et en proposant un étayage de la relation parent-enfant à travers différentes prises en charge.

Le JAM Consultation Jeunes Consommateurs est une équipe mobile composée de quatre psychologues et d'un infirmier. Le JAM a pour mission d'accompagner les jeunes de 11 à 25 ans concernés par des consommations de produits psychoactifs ou un usage problématique des écrans ainsi que les familles inquiètes ou qui se questionnent. Ces personnes sont reçues dans les locaux du service ou au sein d'autres établissements. Le service travaille ainsi conjointement avec de nombreuses institutions sociales, médico-sociales, éducatives, dans une démarche « d'aller-vers ».

Intégré(e) aux équipes du JAM et du Fil Rouge, et en lien avec l'équipe de direction, vous serez amené(e) à :

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (famille, parent, enfants, jeunes consommateurs, professionnels et partenaires) : accueillir, informer, orienter et fixer les rendez-vous.
2. Assurer les travaux administratifs en appui aux coordinatrices des équipes : organisation de plannings (absences, congés, emploi du temps), prise de note, traitement de texte, compte rendu, classement, gestion du courrier, rédaction de courrier, organisation des déplacements de l'équipe, classement et archivage.
3. Traiter et gérer les statistiques de la file active grâce au logiciel de gestion des dossiers informatisés des patients (envoi mensuel, vérifications).
4. Suivre les stocks de matériel (supports de communication, documents divers, papeterie, consommables) et passer les commandes nécessaires.
5. Participer aux réunions d'équipe et relayer les informations entre les membres des équipes.

Ces différentes missions peuvent être amenées à évoluer et s'effectuent sous la responsabilité et la supervision du chef de service.

Profil recherché :

Titulaire d'un Diplôme de niveau V en secrétariat. Bonne connaissance des publics jeunes et professionnels et des contextes d'intervention, idéalement avec une première expérience dans le médico-social, associatif, centre-social. Qualités relationnelles, organisationnelles, rédactionnelles et de discrétion. Intérêt certain pour le travail en équipe et l'accompagnement des personnes en grande difficulté, inscrites dans une démarche thérapeutique. Maîtrise du pack office, gestion de bases de données.

CDI, 34h/semaine avec une période de 3 semaines à 2 jours/semaine au commencement. Poste à pourvoir immédiatement. Statut non cadre - CC66 - Rémunération mensuelle pour 34h/semaine : 2040 € brut/mois (et plus en fonction de la reprise).

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Débutant accepté

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Normes rédactionnelles
• Règles d'affranchissement du courrier
• Techniques de prise de notes
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser le traitement des commandes
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Avoir le sens du service
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Travailler en équipe

Formations

• CAP, BEP et équivalents Secrétariat assistanat