Secrétaire (H / F)

L’Adapei 35 est une association du secteur médicosocial qui accompagne plus de 3500 personnes en situation de handicap grâce aux compétences de 1 700 professionnels au sein de 66 établissements dans le département d’Ille-et-Vilaine.

Pour le pôle Animation Territoire et Qualité des Parcours Territoire Nord à Saint Malo, nous recherchons un.e Secrétaire (H / F).

Description du poste :

Vous intervenez autour de trois axes de travail principaux :

1. Gestion administrative des services SAVS, ACT et Service Social

• Vous créez, mettez à jour et archivez les dossiers des usagers pour chacun des services en conformité avec la réglementation (Logiciel DUI / VIA TRAJECTOIRE).
• Vous centralisez les informations et gérez les bases de données communes.
• Vous préparez et transmettez les bilans d’activité ou documents demandés par les responsables des services.
• Vous animez les plannings des salles et des interventions au sein de la Maison de territoire pour chaque service et pour le pôle en coordination avec les cadres et les équipes du pôle.
• Vous assurez la coordination des documents nécessaires aux relations avec les financeurs ou partenaires institutionnels (ARS, MDPH, etc.).
• Vous suivez les dossiers RH des salariés (médecine du travail, suivi des Entretiens Biennaux, etc.).
• Vous administrez la partie gestion de caisse, suivi des devis et factures sur les logiciels dédiés.
• Vous serez en charge du Secrétariat général des ACT sur le département : primo contact avec partenaire, réception, numérisation et communication des candidatures aux professionnels concernés, création et gestion d’un tableau de bord et de suivi, organisation administrative des commissions d’admission.

2. Accueil du public en situation de handicap et des familles

• Vous assurez un accueil physique et téléphonique inconditionnel, adapté et bienveillant pour les usagers en situation de handicap et leurs familles.
• Vous avez connaissance des dispositifs d’accompagnements médico-sociaux du territoire.
• Vous êtes en capacité d’identifier les besoins spécifiques et diriger les interlocuteurs vers les services ou professionnels appropriés.
• Vous apporterez des informations claires sur les démarches administratives et les prestations disponibles.
• Vous savez maintenir une attitude empathique et respectueuse face aux situations de vulnérabilité ou d’urgence.
• Vous êtes en mesure de gérer les flux d’accueil pour garantir un service fluide et réduire le temps d’attente.
• Vous assurez un suivi rigoureux des demandes et une transmission efficace des informations à l’équipe pluridisciplinaire.

3. Appui à la direction

• Vous préparez les dossiers et documents nécessaires pour les réunions de pilotage ou les échanges institutionnels.
• Vous assurez la gestion et le suivi des correspondances (courriers, emails, convocations).
• Vous organisez les aspects logistiques associés aux réunions.
• Vous garantissez la confidentialité et la sécurisation des informations stratégiques de la structure.

Profil recherché :

• Diplôme : Diplôme niveau IV minimum (filière administrative ST2S) exigé.
• Expérience : une expérience de 5 ans autonome dans le médico-social ou le secrétariat est nécessaire.
• Qualités personnelles : rigueur, polyvalence, esprit d’équipe et bienveillance.
• Techniques : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des logiciels métiers.
• Organisationnelles : capacité à gérer plusieurs missions simultanément et rigueur à respecter les délais.
• Relationnelles : écoute active, capacité d’adaptation, connaissance des publics accueillis & des différents dispositifs du territoire.
• Connaissances spécifiques : compréhension des enjeux médico-sociaux et des démarches administratives en lien avec la MDPH notamment.

Contrat proposé :

• CDI à temps plein à pourvoir à compter du 12 / 05 / 2025.
• Lundi au vendredi sur des horaires d’accueil public.
• Rémunération selon la CCNT66 avec reprise d’ancienneté selon la règlementation en vigueur.

Modalités de recrutement :

• Date limite de candidature le 23 / 04 / 2025.
• Les entretiens de recrutement auront lieu le mardi 29 avril matin à Saint Malo.

Référence de l’offre : 2025-103 Secrétaire ATQP Saint Malo CDI 1 ETP