Secrétaire gestionnaire Laboratoire Mémoire, Cerveau, Cognition (LMC²) (H / F)

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Secrétaire PI • Bagnolet

Dernière mise à jour: il y a 13 heures

Description de poste

Nous recherchons pour notre client, au sein de la Direction générale, un(e) Secrétaire assistant(e) , en charge de :

• Préparer ou prendre en charge des dossiers, recevoir et traiter les demandes des interlocuteurs avec une forte autonomie, en appui de la direction concernée.
• D’assister la directrice générale au quotidien : assurer diverses tâches administratives afin de contribuer au bon fonctionnement du service, gérer l’agenda de la directrice générale, suivre et préparer les dossiers des différentes réunions, instances et entretiens, assurer une coordination fluide en interne avec les autres pôles.

Vos missions :

Assistanat :

• En binôme : Gérer l’agenda de la directrice générale (une trentaine de rdvs par semaine).
• Participer aux réunions (notamment comités de direction restreint et élargi) et aux groupes de travail liés à la mise en place des outils.
• Assurer l’archivage électronique des procès-verbaux, comptes rendus et notes.

En autonomie :

• Traiter les demandes, courriels et appels téléphoniques reçus au secrétariat de la directrice générale.
• Organiser les divers entretiens et rencontres de la directrice générale.
• Enregistrer au quotidien dans l’outil interne les informations requises dans le cadre de la procédure relative aux représentants d’intérêts.

Organisation :

• En binôme : Préparer et organiser les déplacements de la directrice générale en France, en Europe et à l’International (réservations de billets, hôtels, transports)
• Mise à jour des tableaux de suivi (liste des rendez-vous récurrents, courriers, etc.)

En autonomie :

• Organiser les réunions récurrentes avec divers interlocuteurs, en coordination avec les autres participants.

Gestion des instances :

En autonomie :

• Etablir les ordres du jour des commissions et comités, en lien avec les autres départements, en vue du Comité de direction restreint dédié
• Constituer et assurer la mise en ligne des dossiers pour les instances réunissant les adhérents.

En binôme :

• Suivre la constitution et la transmission des dossiers pour validation de la directrice générale
• Mettre en forme les comptes rendus, les envoyer au président et assurer le suivi des modifications demandées.

Gestion du budget :

En autonomie : Assurer l’engagement des dépenses dans le respect du budget.

De formation supérieure (BTS Assistant Manager), vous justifiez d’une première expérience dans le domaine bancaire et 5 ans minimum sur un poste similaire.

Connaissances et prérequis professionnels :

• Confidentialité
• Sens du service, écoute et sens du contact
• Polyvalence, rigueur, autonomie
• Capacité rédactionnelle et de synthèse
• Très bonne maîtrise du pack office
• Connaissance de l’environnement administratif français
• Anglais courant.

Caractéristiques du poste : Poste en binôme qui nécessite une grande confidentialité et disponibilité ; une capacité avérée à gérer la diversité et la multiplicité des tâches ; ainsi que de grandes qualités relationnelles et d’écoute.