Secrétaire de Direction (H/F) – Agence d'architecture du patrimoine

Recherche : SECRÉTARIAT – ASSISTANTE DE DIRECTION - Secrétaire de Direction (H/F)

Nous recherchons un/une secrétaire technique et administrative avec de l’expérience auprès d’architectes.

SCALA Architectes Associés est une agence parisienne spécialisée dans l'intervention sur le patrimoine bâti.

Poste proposé :

Nous recherchons un/une Secrétaire Technique et Administrative expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe. Le poste est prévu à temps partiel dans un premier temps (alternance envisageable). Le contrat proposé peut être un CDD ou un CDI, selon les préférences du candidat retenu. Le poste à pourvoir est disponible dès à présent.

Missions demandées :

1. Gestion des contrats et honoraires : Suivi des contrats clients, établissement des honoraires et suivi des paiements.
2. Facturation : Établissement et envoi des factures clients, suivi des paiements et des relances si nécessaire.
3. Appels d'offres partie candidatures : Participation à la préparation des dossiers de candidature pour les appels d'offres.
4. Suivi administratif et financier de projets : Assistance à la gestion administrative et financière des projets en cours, y compris le suivi des dépenses et des budgets.
5. Maîtrise des outils de gestion administrative et comptable, notamment Chorus Pro et Ediflex.
6. Comptabilité mensuelle : Préparation des documents comptables mensuels en collaboration avec le cabinet comptable.
7. Paiement des fournisseurs : Gestion des paiements aux fournisseurs et suivi des échéances.

Qualifications requises :

1. Expérience préalable auprès d'architectes fortement appréciée.
2. Maîtrise des tâches administratives et comptables spécifiques à une agence d'architecture.
3. Bonne connaissance des logiciels Chorus Pro et Ediflex.
4. Capacité à travailler de manière autonome et organisée, tout en respectant les délais.

Fiche de poste

Ensemble des missions liées au poste par ordre de priorité :

1. Suivi des mails quotidiens
2. Chaque fin de mois, (vers le 25) : demander aux associés quelles opérations on peut facturer et à quel avancement ?
3. Faire les factures :

• Faire les factures sur pennylane
• Mettre à jour la liste unique d’affaire
• Mettre à jour le tableau de compta : Chrono hono

• Dossier administratif
• Références
• DC1 / DC2
• Documents de l’équipe
• Acte d’engagement

• Documents en Word ou Excel à compléter
• Planning, honoraires etc…

Modalités de candidature :

Les candidats intéressés sont invités à nous contacter par mail en mettant en avant leur expérience à :

contact@scala-architectes.fr

Notre site : www.scala-architectes.fr/

Merci d'avance

Scala Architectes Associés

Type d'emploi : Temps partiel, CDI, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération: 31000,00€ à 39000,00€ par an

Nombre d'heures: 16 par semaine

Avantages:

• RTT

Horaires:

• Du lundi au vendredi
• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue: 02/01/2025