secrétaire de direction des Ressources Humaines et du personnel médical

Offre d'emploi

Secrétaire de direction des Ressources Humaines et du personnel médical

CH d'Auxerre

Publiée le 04/11/2024

Description du poste

Liaison hiérarchique directe:

Directeur des ressources humaines et du personnel médical

Responsable du personnel non médical

Responsable du personnel médical

Liaisons fonctionnelles:

• Autres secrétariats des directions fonctionnelles
• Personnel médical et personnels soignants, médico-techniques, techniques, administratifs et des services généraux.
• Agents du service des ressources humaines et du personnel médical

Responsabilités:

• Assister le directeur des ressources humaines et du personnel médical dans ses missions quotidiennes.
• Assurer l’accueil et le secrétariat de la DRH-DAM.
• Organiser et suivre les instances: Formation Spécialisée en matière de Santé, de Sécurité et de Conditions de Travail (F3SCT) et Comité Social d’Etablissement (CSE).
• Assurer le secrétariat du service des ressources humaines et du personnel médical.
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les messages électroniques.
• Traiter les courriers, dossiers et documents afférents aux candidatures médicales et non médicales.
• Gérer les stocks de fournitures et petits matériels du service.
• Assister le DRH dans la gestion de ses courriers (mails et papiers) et de ses dossiers.
• Gérer les agendas du DRH et des responsables du personnel médical et non médical.
• Organiser les réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées.
• Reproduire et diffuser des documents, des dossiers.
• Accueillir par téléphone et/ou physiquement les agents.
• Gérer les demandes de mouvements du personnel titulaire (mutations, disponibilités, détachement, etc.).
• Gérer l’accueil en stages des psychologues et des sages-femmes.
• Gérer les cumuls d’activité.
• Gérer les demandes de protection juridique et fonctionnelle.
• Assurer le suivi des autorisations de stationnement au sein de l’établissement.
• Planifier les instances annuelles.
• Préparer avec le DRH et le secrétaire d’instance les ordres du jour.
• Envoyer les convocations et organiser les séances.
• Assister aux instances et élaborer les procès-verbaux.
• Assurer le remplacement de la secrétaire de direction des soins lors de ses congés.
• Centraliser les données sociales annuelles et élaborer le Rapport Social Unique.

Profil recherché

Qualités et aptitudes requises:

• Sens relationnel aigu
• Qualités rédactionnelles (PV des instances)
• Rigueur et organisation (tenue des dossiers, des agendas, classement…)
• Discrétion (confidentialité)

Savoir-faire:

• Maîtrise de WORD – EXCEL – POWERPOINT
• Connaissance des logiciels RH (Cpage i, CHRONOS)
• Statut de la fonction publique hospitalière

Expérience: Une expérience de deux ans est exigée dans la fonction publique hospitalière.