SECRETAIRE DE DIRECTION DE LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES - H/F

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant), site Sud, site de Voiron. Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 Missions Essentielles Du CHUGA Sont :

• Soigner
• Former
• Chercher

Missions du service :

• Le recrutement des personnels non médicaux du CHUGA et les concours d’accès à la fonction publique hospitalière
• Le suivi des effectifs de ces personnels et de la masse salariale
• La gestion des carrières des titulaires et des contrats de travail des contractuels
• La gestion de la formation continue de ces personnels
• La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
• L’accompagnement des agents nécessitant un reclassement pour raisons de santé
• La mise en œuvre d'une politique d’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail
• La gestion des instances représentatives du personnel non médical (CSE, F3SCT, CAP, CCP)
• La coordination du DUERP, du PAPRIPACT et des projets de prévention des risques professionnels
• Les relations sociales et la gestion des droits syndicaux
• Les stages de personnels autres que paramédicaux
• Le contrôle de gestion des données sociales.

• Accueil physique et téléphonique des personnes extérieures à la DRH
• Secrétariat des DRH : prise de rendez-vous, organisation de réunions, prise de compte-rendu, tampons sur parapheurs des crèches avant signature, diffusion de notes aux personnels et aux cadres, mise à la signature de documents validés à la Direction Générale
• Secrétariat du Comité Social d’Etablissement : envoi des convocations et documents par mail et papier.
• Gestion des rendez-vous de la référente handicap
• Gestion de la boîte mail secrétariat
• Tri et dispatching du courrier DRH
• Gestion conventions de stage et constitution des dossiers pour les personnels non médicaux autre que paramédicaux
• Gestion des demandes de médailles d’honneur du personnel non médical et organisation de la cérémonie
• Gestion des demandes d’autorisation de cumul d’activité à titre accessoire du personnel non médical
• Gestion des déplacements de certains personnels non médicaux soumis à des déplacements fréquents (commande des billets de train et d’avion, réservation d’hôtel via l’interface du prestataire du CHUGA)
• Commande et dispatching des Carte de Personnels d’Etablissement (CPE/CDE) des personnels non médicaux assujettis via le logiciel TOM-ASIP SANTE
• Réception des dossiers de demandes des agents postulant pour une prise en charge en IFAS (procédure dite « sélection professionnelle interne des ASHQ pour l’IFAS »)
• Gestion des ordres de missions du personnel du Département d’enseignement en Maïeutique
• Gestion des réponses aux demandes d’heures syndicales, information de l’encadrement
• Diffusion des préavis de grèves et remontée statistique au Ministère de la Santé
• Organisation des consultations de dossiers administratifs des agents
• Réalisation des certificats/attestations de travail pour les agents ayant quitté le CHUGA.
• Gestion administrative et logistique des commandes du service (papeterie, cartouches, hygiène, alimentaire)
• Centralisation des besoins de renouvellement de petit matériel
• Gestion des demandes de maintenance technique via la GMAO en ligne et de maintenance des photocopieurs
• Mise à jour de l’annuaire des gestionnaires RH de pôle
• Mise à jour de l'annuaire électronique de la DRH

Les activités sont réalisées en binôme avec la seconde secrétaire de direction.

• Ensemble des secteurs de la DRH et en relation fonctionnelle étroite avec la DRH (crèches, instituts de formation)
• Ensemble des directions du CHUGA, en particulier les secrétaires de direction
• Tous agents non médicaux du CHUGA
• Représentants du personnel
• Interlocuteurs extérieurs des services RH

Savoir-faire :

• Maîtriser Word et les outils de messagerie
• Savoir utiliser Powerpoint et Excel pour un usage courant
• Maîtriser l’écrit (bon niveau de grammaire et orthographe)
• Savoir adapter sa communication écrite et orale selon l’interlocuteur
• Comprendre des termes juridiques simples
• Savoir prioriser les tâches urgentes
• Savoir planifier les tâches récurrentes

Capacités Relationnelles :

• Capacité à travailler en binôme (communication, solidarité)
• Capacité à gérer les interruptions de tâches
• Capacité à rester calme et à apaiser en situation stressante
• Capacité d’écoute et d’empathie