Secrétaire de Direction

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Affaires administratives Grade(s) recherché(s):

• Rédacteur principal de 2ème classe
• Rédacteur principal de 1ère classe
• Rédacteur
• Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels: Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail: Temps complet

Télétravail: Non

Management: Non

Experience souhaitée: Expert

Rémunération indicative: Entre 25000 et 35000€, IFSE, contrat prévoyance / mutuelle et participation employeur.

Descriptif de l'emploi

Le Centre de Gestion de l'Eure recherche un assistant de direction (H / F) ayant pour missions :

• Apporter une aide permanente au directeur de service en termes d'organisation des rendez-vous et rencontres, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
• Assurer le secrétariat des instances paritaires et conseil de discipline.
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités.
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
• Etablir une relation de confiance avec le DGS en poste.
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.

Missions / conditions d'exercice

• Assurer l’organisation permanente de la vie professionnelle du cadre.
• Planifier les réunions et les rendez-vous.
• Suivre des projets et activités de la direction.
• Gérer le courrier, le classement et l’agenda du cadre.
• Diffuser les informations aux services.
• Assister la Direction dans toutes ses activités.
• Gérer les agendas du DGS (et du Président).
• Assurer le circuit de signatures des parapheurs.
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
• Rédiger les ordres du jour des réunions internes et externes.
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautiques demandées par la Direction.

Instance paritaire

• Assurer le secrétariat des instances paritaires (CST, CAP et CCP).
• Traduire et présenter sous forme accessible des dossiers techniques (dossiers disciplinaires).
• Rédiger les procès-verbaux et comptes-rendus.
• Coordonner l'organisation matérielle des instances: convocations, quorum, réservation des salles.
• Assister aux instances.

Secrétariat du conseil de discipline

• Lien avec le juge administratif, peut être amené à assister ce dernier en séance.
• Organiser le tirage au sort des membres.
• Coordonner l'organisation matérielle de l’instance disciplinaire: convocations, quorum, réservation des salles.
• Suivre des demandes et dossiers.

Profils recherchés

• Diplôme: BAC + 2 (BTS, DEUST) ou BAC + 3 (BUT, licence pro) dans les secteurs de la gestion, l'administration, la communication et le juridique.
• Maîtrise de l'organisation et de gestion du temps.
• Maîtrise des outils bureautiques: Word, Excel, Power Point.
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité.
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
• Techniques de secrétariat: orthographe et grammaire niveau expert.
• Sens de la communication.
• Excellent relationnel.
• Dynamique.
• Gestion du stress.
• Etre force de propositions et de conseils auprès de la direction.
• Adaptabilité aux besoins de sa Direction.
• Respect de la confidentialité.
• Savoir mener plusieurs tâches de front.
• Grande flexibilité requise pour parvenir à gérer les éventuelles urgences.
• Capacité de planification et d'organisation.