Secrétaire assistant (h/f)

Secrétaire assistant (h/f), Seine-Saint-Denis

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s): Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels: Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail: Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture.

Nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.

Missions / conditions d'exercice

La Direction des Services d'Archives a pour missions fondamentales la collecte, la conservation, le traitement, la description, la communication au public et la valorisation des fonds d'archives et des collections documentaires.

Au sein de cette direction, le pôle des ressources partagées, composé de 5 agent·e·s, assure le suivi des affaires générales et des ressources humaines.

En binôme avec le/la secrétaire-assistante à dominante comptabilité, le/la secrétaire-assistante à dominante achats apporte une aide permanente à l'ensemble des agent·e·s de la direction.

Responsabilités:

1. Assurer le secrétariat pour l'ensemble des agents de la direction (rédaction et mise en forme de notes, organisation de réunions, gestion d'agendas, tri et distribution du courrier).
2. Intervenir en support sur le traitement de dossiers administratifs divers.
3. Organiser le classement et l'archivage des dossiers de la Direction.
4. Assurer la saisie, la transmission et le suivi des rapports à la commission permanente.
5. Mettre à jour les supports de renseignements, annuaires, internet, organigrammes.
6. Assurer le bon fonctionnement et la gestion dématérialisée du temps de travail.
7. Suivre la bonne exécution des marchés de fournitures spécifiques et le suivi des stocks.
8. Assurer l'accueil physique et téléphonique en polyvalence d'équipe.

Intégrer le Département, c'est:

• Être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution.
• Des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel.
• Bénéficier d'un large panel d'avantages.
• Travailler pour une Collectivité innovante.

Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.

Profils recherchés:

• Savoir accueillir, écouter et/ou orienter.
• Savoir travailler en équipe.
• Savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre.
• Maitriser les outils bureautiques et le respect de la charte graphique.
• Maîtriser les règles d'orthographe, grammaire et syntaxe.