Secrétaire / Assistant(e) en cabinet H/F

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

Secrétaire / Assistant(e) en cabinet H/F

Description du poste

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Secrétaire / Assistant(e) en cabinet H/F

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

Le Bureau des cabinets est un service administratif autonome qui apporte sa collaboration aux cabinets des ministères économiques et financiers tout en assurant le rôle de coordination avec les directions et les services.

Les agents du bureau doivent s'adapter aux contraintes particulières des cabinets ministériels, ce qui suppose une forte réactivité, une parfaite discrétion et une grande disponibilité dans l'exercice de leurs fonctions.

A ce titre, il recrute et gère les secrétaires/assistant(e)s auprès des ministres et des membres des cabinets.

Description du poste

Au sein d'un cabinet ministériel, le(a) secrétaire assure les fonctions d'assistance pour le compte d'un ou plusieurs conseillers.

A ce titre il (elle) doit notamment :

1. Assurer l'accueil téléphonique et physique
2. Gérer l'agenda et mettre à jour le répertoire des contacts
3. Mettre en forme les supports écrits, constituer des dossiers et archiver
4. Traiter et suivre les demandes d'audience
5. Suivre le courrier des ministres dans l'application "ELISE" et les questions écrites dans "E-Paraf"
6. Assurer l'organisation et la préparation des réunions et des déplacements

Conditions d'exercice particulières

Travail en brigade.
Permanences le samedi et les jours fériés selon les besoins des cabinets.
Ce poste étant soumis à l'obtention de l'habilitation (très secret défense/secret défense/confidentiel défense), le candidat doit être de nationalité française.

Description du profil recherché

- Le(a) candidat(e) devra être de nationalité française.
- Le(a) candidat(e) devra justifier d'une solide formation et d'une réelle expérience dans le domaine du secrétariat.
- Réactivité et très bonne gestion du stress exigées.
- Formation assurée en interne des applications utilisées dans les cabinets lors de la prise de poste.
- Connaissance de l'anglais serait un plus.

Droits à congés annuels pour une année civile : 29 jours (après déduction de la journée de solidarité)

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

Secrétariat, bureautique

Niveau d'expérience min. requis

Débutant

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

Art L322-7 du code général de la fonction publique

Télétravail possible

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

MEFSIN, Bureau des cabinets 139 rue de Bercy 75012 PARIS

Renseignements et contact

Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application
Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre : Monsieur ROSMADE/ Madame DIDRY 01 53 18 30 43

Informations générales

Référence

2024-14773

Date de début de publication

27/09/2024

Date limite d'envoi des candidatures

Documents requis pour postuler

- CV
- Lettre de motivation et les 3 derniers CREP pour les fonctionnaires

• Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI)