Secrétaire - Agent d'administration au secrétariat F/H

Secrétaire - Agent d'administration au secrétariat F/H

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• Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
• Employeur : AP-HP Agence Générale des Equipements et Produits de Santé (AGEPS)
• Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat : Non renseigné
• Expérience souhaitée : Non renseigné

Responsabilités :

Rédaction des courriers pour l’ensemble du SAD.
Assurer la réponse téléphonique pour le service.
Suivi et mise à jour de l’ensemble des documents internes au SAD.
Tenue de l’agenda et gestion des appels téléphoniques pour le Chef de Service du SAD.
Gestion du courrier entrant et sortant.
Diffusion des informations aux hôpitaux de l’AP-HP et hors AP-HP.
Organisation et diffusion du planning des Astreintes Pharmaceutiques Senior.
Diffusion du planning mensuel des permanences du SAD.
Diffusion du tableau de garde des internes.
Organisation et préparation du matériel nécessaire aux réunions.
Prise de notes pendant les différentes réunions du service si besoin, rédaction des comptes rendus.
Accueil et prise en charge des visiteurs à l’accueil.
Classement, mise à jour et archivage de tous les documents diffusés en interne et en externe.
Gestion des demandes de fournitures de bureau pour le SAD.
Participation à l’inventaire annuel du service.
Réceptionner, traiter et distribuer le courrier dans les différentes unités fonctionnelles du service.
Suivre les indicateurs d’activité du secrétariat.
Participation à la formalisation des documents du service.

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS :
Maîtriser Word, Excel, Ppt (si possible autres logiciels métiers APHP).
Planifier et organiser ses activités.
Communiquer : savoir s'adapter aux différents interlocuteurs.

QUALITES PROFESSIONNELLES :
Discrétion.
Organisation, rigueur, méthode.
Gestion des priorités.
Esprit d’équipe.
Rapidité, efficacité.
Disponibilité.
Dynamisme.

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

Travail sur écran.
Port des EPI.