SECRETAIRE ACCUEIL/COURRIER/GED H/F (44) 2025-19

Notre équipe ADGE (Administration Générale) recherche activement son.a nouvel.elle « secrétaire Accueil Courrier GED» ! Après une phase d’accompagnement, vous serez chargé.e d’assurer l’accueil physique, la gestion du standard téléphonique avec les appels internes et externes ainsi que la distribution du courrier papier et dématérialisé. Le tout, dans le respect des obligations réglementaires, des procédures en vigueur au sein de l’association et sous la supervision de votre responsable de service. Au quotidien, vous portez les valeurs de l’association et adoptez une posture professionnelle et bienveillante.

Responsabilités :

• Vous réceptionnez et transférez les appels internes et externes du standard téléphonique (150 appels/jour en binôme)
• Vous accueillez et renseignez les visiteurs internes et externes
• Vous réceptionnez, vérifiez et signez les bons de livraisons des colis et des courriers postaux (en arrivée)
• Vous collectez, affranchissez et envoyez les colis et courriers postaux (au départ)
• Vous triez, numérisez, indexez, enregistrez et archivez les factures ainsi que tous les autres documents reçus (dans un logiciel professionnel appelé MAGIS)
• Vous communiquez quotidiennement avec votre équipe (transmission d’information, questionnement, vérification etc.)
• Vous rendez compte aussi souvent que nécessaire à votre responsable de service

Qualifications :

• Diplômé.e d’un BAC Professionnel en Secrétariat (apprécié)
• Expérimenté.e en gestion de standard multi-lignes (apprécié)
• Expérimenté.e sur une fonction d’accueil (apprécié)
• Expérimenté.e en structure sociale (apprécié)
• Vous maitrisez la posture professionnelle d’accueil
• Vous êtes à l’aise sur les outils informatiques (messagerie outlook, logiciels métiers)
• Vous êtes à l’aise avec un standard téléphonique multi-lignes
• Vous savez gérer des situations de litiges ou de conflits
• Vous êtes respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité
• Vous êtes à l’écoute des autres et savez vous adapter à divers interlocuteurs
• Vous faites preuve d’organisation et de rigueur
• Vous appréciez la synergie d’une équipe

Informations supplémentaires :

• Durée du contrat : Contrat à Durée Déterminée
• Durée du travail : Temps partiel (31h30 par semaine)
• Date de prise de poste : 28 avril 2025
• Date limite de candidature : 25 avril 2025
• Rémunération brute mensuelle selon la CCN 66 : comprise entre 1801 € (débutant.e) et 2732 € (28 ans d’expérience) selon une reprise d’ancienneté possible
• Flexibilité des Horaires
• Tickets restaurant
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