Responsable magasin et équipement - H/F

Le groupe hospitalier Fondation Vallée - Paul Guiraud (GHPG), établissement support du GHT « Psy Sud Paris », assure une mission de service public en psychiatrie adulte dans le Val-de-Marne et les Hauts-de-Seine. Il comprend une unité pour malades difficiles (UMD) et une unité hospitalière spécialement aménagées (UHSA) spécialisée dans la prise en charge des détenus.

Deux instituts de formation (IFSI & IFAS) y sont rattachés.

Le Poste

Missions du poste :

Les activités de service sont d’assurer la gestion des stocks des produits du magasin général et assurer le suivi des mouvements des équipements. Le ou la responsable planifie, organise et pilote l’ensemble des activités relatives à son service. Dans le cadre du Groupement Hospitalier de territoire Psy Sud Paris, il sera amené à travailler en collaboration avec l’équipe du magasin de l’EPS Erasme.

Activités Permanentes

• Encadrer et animer les équipes (planning, formation, gestion des conflits, recrutement)
• Assurer le suivi de la messagerie des services
• Communiquer avec son supérieur hiérarchique
• Elaborer et mettre en place l’organisation
• Piloter l’activité, contrôler l’application des procédures

Magasin

• Suivi des marchés de ces produits (centrale d’achat et/ou rédaction de cahier des charges)
• Gestion, passation et suivi des commandes fournisseurs via l’outil Cpage :
• Passation des commandes fournisseurs
• Edition des bons de commande
• Procéder à la vérification des bons de commandes et transmettre les bons pour signature au responsable N+1
• Réception physique qualitative, quantitative et informatique
• Gestion des réclamations
• Rattacher et vérifier les commandes avec les factures fournisseurs et apposer la mention service fait
• Gestion des stocks :
• Analyser et réviser les besoins des unités/services avec élaboration et/ou mise à jour des dotations
• Elaboration du calendrier des réceptions des commandes des unités/services et livraison
• Déploiement des techniques de gestion des stocks dans les unités/services : Plein/Vide (Kanban), Complémentation, inventaire
• Organisation et réalisation des inventaires
• Définir les rangements des produits en prenant compte de leur volumétrie, poids, catégorie et fréquence de rotation
• Accompagner l’équipe pour les réceptions, rangements, préparations des commandes
• Suivre les dates de péremptions
• Suivre les consommations des produits délivrés dans les unités/services
• Procéder à la balance des stocks mensuels et annuels
• Gestion des litiges, réclamations, anomalies
• Organiser et décrire les processus du service, en lien avec les interlocuteurs internes et externes
• Accueil physique et téléphonique des unités/services, fournisseurs, prestataires, livreurs
• Gestion des déchets (cartouches, piles, cartons, palettes, plastiques d’emballages) en lien avec le responsable salubrité

Equipement

• Suivi des équipements (inventaire) :
• Tenue du registre des équipements en commande et reçus, identification de l’équipement, identification de sa localisation et/ou des mouvements (retour stock occasion, transfert unité/service, mise au rebus)
• Coordonner la réception dans les unités/services pour les commandes volumineuses et/ou encombrantes
• Planification des livraisons avec les fournisseurs
• Planification des livraisons dans les unités/services

Horaires

Du lundi au vendredi hors jours fériés de 8 h à 15h36 ou de 7h30 à 15h06 suivant la zone d’activité - Repos fixes.

Ces horaires devront être flexibles pour répondre de manière exceptionnelle à des besoins spécifiques de l’institution, aux urgences et/ou en cas de crise.

Profil Recherché

Fonctionnaire ou contractuel possibilités (d'intégrations de la fonction publique)

Corps des agents maîtrise.

Savoirs Et Savoir-faire

• Encadrer le personnel
• Planifier, organiser et répartir la charge de travail
• Définir, organiser et mettre en œuvre un processus
• Arbitrer, décider entre différentes propositions, gérer les priorités
• Appliquer, faire appliquer les procédures, contrôler leur conformité
• Maitriser les procédures de gestion des stocks
• Utiliser les outils bureautiques et logiciel métier
• Analyser une situation, savoir rendre compte et formuler des propositions

Savoir-être

• Bonnes qualités relationnelles
• Capable d’autonomie
• Capacité d’adaptation
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel
• Organisé et rigoureux