Responsable du Pôle Administration SUD - Relation aux Usagers

Responsable du Pôle Administration SUD - Relation aux Usagers

Informations générales

Intitulé de l'offre : Responsable du Pôle Administration SUD - Relation aux Usagers
Référence de l'offre : P 2023 08 270
Nature du poste : Permanent vacant
Filière : Administrative
Catégorie : B
Cadre d'emploi : Rédacteurs territoriaux
Temps de travail : Temps complet
Date limite de candidature : 15 / 06 / 2024

Direction : DIRECTION TERRITORIALE SUD
Service / UT : SERVICE ADMINISTRATIF TERRITORIAL SUD
Lieu de travail : Saint-Denis

Environnement Professionnel

A proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants, composé des villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Elles sont fédérées autour d’un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, emploi).

Finalités / Missions / activités

Mission / Finalité :

Le service administratif a en charge le pilotage des activités administratives, ressources humaines financières et relation aux usagers à l’échelle de la direction.

Le.la responsable du pôle administration relations aux usagers contribue et contrôle l’exécution des processus administratifs, de suivi de dossiers, d’accueil et de circulation de l’information.

Activités principales :

• En qualité du responsable de pôle administratif
• Contrôler, mettre en œuvre les dispositifs d’accueils physique et téléphonique
• Mettre à jour les documents, notes nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses apportées
• Veiller au traitement des dossiers et à l’application des procédures administratives et réglementaires (arrêtés, permissions voirie, avertissements, courriers / mémoires pour infractions…)
• Mettre en place et suivre l’alimentation des outils de suivi de l’activité du pôle administration (statistiques, suivi courriers, …)
• Organiser la gestion, le suivi des courriers entrants et sortants et veiller à la circulation des parapheurs
• Mettre en place et veiller à l’actualisation des courriers et formulaires types
• Suivre le traitement des demandes / réclamations / signalements sur l’application numérique métier, en étroite coordination avec les différents techniciens métier
• Centraliser et traiter les besoins en fournitures administratives et consommables informatiques pour l’ensemble de la direction territoriale
• Assurer la diffusion de l’information au sein de la direction (affichage, diffusion de note générale)
• Collaborer et coordonner ses actions avec les services du siège (secrétariat général, Directions ressources)
• Contribuer, participer aux projets portés par sa hiérarchie
• Participer régulièrement à des formations métier afin d’actualiser et de développer ses connaissances
• Participer aux réunions internes définies par sa direction

Activités liées à l’encadrement :

• Encadrer les 3 secrétaires
• Préparer et animer les réunions relevant de sa compétence en garantissant la participation de chacun; établir et diffuser les comptes rendus de réunion
• Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du secteur
• Piloter, suivre et évaluer les activités
• Harmoniser les méthodes de travail et apporter aide technique et méthodologique
• Gérer le temps de travail et les congés des agents dans le cadre fixé, en lien avec la responsable administrative, et réguler les questions liées aux horaires / congés
• Anticiper et accompagner les responsables d’équipe dans la régulation des conflits
• Accompagner les responsables d’équipe dans la rédaction des rapports sur les comportements non conformes
• Conduire les entretiens professionnels
• Evaluer les besoins en formation, consolider les besoins collectifs et individuels et préparer les arbitrages sur les priorités; conseiller les agents sous sa responsabilité; veiller à la bonne réalisation des formations, à la capitalisation et au transfert des apprentissages au sein du collectif
• Faire remonter les besoins en personnel et participer aux recrutements
• Organiser le contrôle périodique des conditions de sécurité de l’activité et des agents : contrôle des matériels, habilitations, inaptitudes, restrictions médicales, port des EPI…
• Alerter et proposer des arbitrages : réorganisation d'activité, remplacement, aménagement de postes

Activités occasionnelles :

• Contribuer à la continuité du service administratif en l’absence de collègues et / ou du.de la Responsable du service

Profil recherché et compétences requises

Savoirs :

• Connaissances de la règlementation des arrêtés de circulation, occupation du domaine public, règlementation déchets ménagers et infractions sur espace public
• Connaissances du statut de la fonction publique
• Connaissances en matière d’encadrement
• Capacité d’analyse

Savoir-faire :

• Bureautique : Excel, Word, Outlook
• Rédaction

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Méthode, rigueur et précision dans les procédures
• Aptitude à l’organisation du travail d’une équipe
• Capacité d’adaptation
• Discrétion, sens de l’écoute et du dialogue
• Qualités relationnelles
• Qualités rédactionnelles
• Qualités managériales
• Initiatives et autonomie dans le travail tout en sachant référer

Niveau d’étude : Baccalauréat ou diplôme permettant d’accéder au concours de rédacteur

Spécialité : Administration Générale

Expérience souhaitée : 2 ans sur poste similaire