Responsable des affaires financières et administratives de l'unité H/F

Responsable des affaires financières et administratives de l'unité H/F

Date Limite Candidature : jeudi 16 janvier 2025 00:00:00 heure de Paris

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Responsable des affaires financières et administratives de l'unité H/F
Référence : UAR1786-MOBINT-N59002
Lieu de travail : ORSAY
Institut : INSMI - Institut national des sciences mathématiques et de leurs interactions
Date de publication : mercredi 4 décembre 2024
Session : Campagne Hiver 2025
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion financière et comptable

Missions

Le ou la responsable des affaires financières assurera la gestion financière et administrative de la Bibliothèque mathématique Jacques Hadamard, ainsi que ceux du Réseau National des Bibliothèques de Mathématiques (RNBM), réseau thématique du CNRS Mathématiques. Il/elle gérera des crédits du CNRS et de l'Université dans les outils respectifs.

Activités

Activités principales :

1. Suivre et contrôler les opérations financières (commandes, suivi des workflows, missions...) de la Bibliothèque mathématique Jacques Hadamard et du RNBM.
2. Utiliser les outils de gestion financière Geslab et Sifac (selon les crédits) et Etamine/Notilus pour les missions.
3. Suivre les aspects administratifs et financiers des dépenses récurrentes, des missions et des congrès.
4. Demander des devis auprès des fournisseurs.
5. Communiquer avec les responsables du Réseau National des Bibliothèques de Mathématiques (RNBM) sur les sujets relatifs à la gestion financière et administrative.
6. Être l'interlocuteur ou interlocutrice pour les aspects administratifs/financiers.

1. Suivre les actualités des services financiers de l'université et du CNRS.
2. Participer, en cas de besoin, à l'accueil des lecteurs de la bibliothèque.

Compétences

Connaissances, savoirs généraux :

1. Connaître la réglementation en matière de marché et d'achat public.
2. Connaître les règles et les techniques de la comptabilité.
3. Avoir des connaissances des outils de gestion propres aux établissements (Geslab et SIFAC). Des formations à Geslab et à Sifac peuvent être proposées par les établissements respectifs, aux personnels CNRS et non CNRS. Une formation de base peut aussi être assurée en interne.
4. Avoir des connaissances en anglais (au moins niveau B1 du cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL).

1. Savoir assurer le suivi des dépenses et recettes.
2. Savoir analyser les données comptables et financières.
3. Savoir gérer des crédits récurrents et les crédits de ressources propres.
4. Savoir élaborer un tableau de bord.
5. Faire preuve d'autonomie et d'aptitude à alerter et/ou transmettre des informations à sa hiérarchie.
6. Savoir s'intégrer dans le cadre d'une bibliothèque et savoir travailler en équipe.
7. Être à l'aise dans la communication par mail ou par téléphone.

Contexte de travail

La BJH est une Unité d'Appui et de Recherche (UAR 1786) avec double tutelle : CNRS et Université Paris-Saclay. L'unité est localisée dans le bâtiment du Département de mathématiques de l'Université Paris-Saclay, situé sur le campus d'Orsay (91). Le poste est rattaché à l'UAR qui est dirigée par une scientifique. L'équipe de la bibliothèque est constituée de 6 personnes bibliothécaires, encadrées par une ingénieure de recherche, qui est aussi administratrice de l'unité. L'agent est placé sous sa responsabilité.

La BJH est une bibliothèque de recherche mathématique, associée à la Direction des bibliothèques et de la Science ouverte de l'Université Paris-Saclay. En tant que membre du RNBM et membre au Groupement d'intérêt scientifique Collex, la bibliothèque a une mission nationale. Les crédits attribués à la bibliothèque proviennent de l'Université et du CNRS.

Le RNBM est un réseau national qui regroupe des bibliothécaires et des scientifiques travaillant ensemble à l'amélioration et à la pérennisation de l'accès à la documentation mathématique. Depuis 2021, le réseau est co-animé par la responsable de la BJH pour la durée d'un mandat de 5 ans. Les crédits attribués au RNBM sont gérés par l'UAR.

Le ou la future collègue assurera, d'une façon autonome mais en contact direct avec l'administratrice le suivi financier et administratif des projets communs du RNBM et sera l'interlocuteur/l'interlocutrice des membres du réseau RNBM pour des questions administratives et financières.

Un télétravail (partiel) peut être mis en place, en accord avec la responsable de la BJH. Pour une adaptation aux fonctions, l'agent (CNRS ou non CNRS) pourra profiter de formations assurées par le CNRS, par l'Université Paris-Saclay ou par d'autres établissements.