Responsable administratif H / F

Administratif – Relations avec les tiers externes

• Transmettre les documents légaux aux fournisseurs / clients du groupe (attestations fiscales, URSSAF...).
• Répondre aux diverses enquêtes obligatoires dans les temps impartis (INSEE, ...).
• Assurer la mise à jour des documents sur les différentes plateformes numériques (PROVIGIS...).
• Rédiger les réponses aux courriers le nécessitant.
• Assurer le suivi des loyers externes, et contrôler notamment la facturation, le règlement par le service fournisseur à échéance, la révision des baux.
• Organiser et assurer la gestion des sinistres, hors sinistres relevant de la flotte automobile ou de la multirisque professionnelle, en relation avec les compagnies d’assurance du groupe.
• Assurer le suivi du remboursement de l’ensemble des indemnités d’assurance du groupe.
• Constituer les dossiers de défiscalisation liés aux investissements réalisés par les filiales ultramarines du groupe.
• Assurer le suivi du remboursement de l’ensemble des créances fiscales et sociales du groupe.
• Planification et organisation de réunions pour le directeur administratif et financier (réservation de salle, coordination de l’ordre du jour, finalisation document de présentation, envoi de convocation).
• Gérer, enregistrer et assurer la réaffectation des courriers recommandés aux services concernés.
• Transmettre les documents nécessaires aux collaborateurs du groupe (attestations fiscales, URSSAF, assurance...).
• Transmettre chaque trimestre au service des ressources humaines les informations économiques et sociales relatives aux sociétés ayant constitué un Comité Social et Économique.
• Rédiger les rapports de gestion des sociétés du groupe.

Gestion des procédures internes

• Recenser, organiser et assurer la mise à jour d’une base de l’ensemble des procédures administratives, comptables et fiscales en vigueur au sein du groupe.
• Organiser la procédure d’accueil des nouveaux collaborateurs, et notamment le circuit de formation aux outils informatiques et procédures en lien avec la comptabilité selon leur fonction (collaborateurs siège, centre, directeur...).
• Vérifier que les agences comprennent et appliquent les procédures administratives internes définies.
• Suppléer si besoin le directeur administratif et financier dans les domaines suivants :
• Assurer la communication des informations financières et administratives à la Direction Générale du Groupe.
• Assurer la communication des informations, des directives et / ou des recommandations au sein des sociétés (sociétés, agences, services…) via des notes de service, mails, entretiens téléphoniques, rapports ou autres supports.
• Assurer la relation avec les commissaires aux comptes (assistance et communication).
• Assurer la relation avec les partenaires du Groupe (partenaires financiers, prestataires informatiques, autres en relation avec la fonction…).
• S’assurer de la remise effective des documents, quelle que soit leur nature (documents d’embauche, contrats, sanctions disciplinaires, etc.) au salarié concerné et de récupérer ceux-ci afin de les scanner pour VDC et de les classer dans les dossiers physiques.
• Centraliser et remettre les documents à la signature de Baptiste MICHON et les donner à son destinataire, tout en tenant informée la DRH.
• Être la référente des salariés sur la partie administrative pour les salariés étrangers, le suivi des préconisations des visites médicales.
• Transmettre toute demande des salariés et / ou responsable de services à la DRH.

Vos compétences :

• Vous êtes issu d’une formation dans le domaine administratif (RH, comptabilité,…)
• Vous avez des notions de comptabilité.
• Piloter des projets.
• Force de proposition.

Ce que nous proposons :

• 13ème mois.

Rejoindre le Groupe Nicollin c’est :

• Rejoindre un groupe qui ne cesse de se développer.
• Intégrer des équipes dynamiques.
• Rejoindre une entreprise avec un esprit familial.