Responsable administratif (H/F)

Date Limite Candidature : vendredi 3 janvier 2025 23:59:00 heure de Paris

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Responsable administratif (H/F)
Référence : UMR8586-CHRRAI-001
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : AUBERVILLIERS
Date de publication : vendredi 13 décembre 2024
Type de contrat : IT en contrat CDD
Durée du contrat : 9 mois
Date d'embauche prévue : 1 février 2025
Quotité de travail : Complet
Rémunération : 2 690€ et 3 936€ bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : BAC+3/4
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Missions

La/le responsable administrative assure le pilotage des activités de gestion administrative, financière et ressources humaines de l'UMR Prodig (Pôle de recherche pour l'organisation et la diffusion de l'information géographique). Elle/il assure l'interface avec les services financiers, comptables et des ressources humaines des tutelles du laboratoire. Elle/il est responsable d'une équipe de 2 gestionnaires.

Activités

- Coordonner la réalisation des activités administratives, financières et ressources humaines dans un environnement multi-tutelles et multi-sites
- Participer à la réflexion en vue de la conception des objectifs administratifs et financiers de l'unité, puis à leur mise en œuvre opérationnelle
- Encadrer, coordonner, animer et former l'équipe (2 gestionnaires en 2024) du service de gestion administrative et financière
- Mener les entretiens annuels des agents administratifs
- Contribuer à l'élaboration du budget en fonction de la politique du laboratoire en lien avec la Direction du laboratoire
- Contrôler les actes de gestion (régularité des pièces justificatives) et établir la justification des contrats de recherche
- Mettre en œuvre la politique d'achat et accompagner l'unité dans les procédures d'appel d'offres
- Saisir les demandes de moyens annuels (DAM/IRD, Dialog/CNRS)
- Collaborer avec les différentes tutelles et services des établissements (Universités, AgroParisTech, CNRS, Institut de recherche pour le développement (IRD), UAR Condorcet) pour instruire les cas complexes
- Assurer le soutien administratif dans le montage, la mise en œuvre et le suivi des projets et des activités (missions, colloques, conventions, partenariats, projets de recherche) des personnels de l'Unité Mixte de Recherche (UMR) (permanents, doctorants et non permanents)
- Assurer la formation des agents de l’UMR aux nouvelles procédures
- Informer les agents sur les ressources humaines (congés, télétravail, autorisation d’absence)
- Recrutement et suivi (stagiaires, doctorants, post-doctorants, CDD)
- Gérer les missions et commandes pour la tutelle CNRS
- Suivre les dossiers sécurité défense
- Concevoir, réaliser, développer des tableaux de bord de suivi des indicateurs en vue de produire des bilans, des statistiques et les demandes de moyens
- Assurer le suivi des prestations en lien avec les fournisseurs du laboratoire
- Coordonner ponctuellement l'organisation logistique des manifestations pour l'unité (Journées annuelles Prodig, manifestation scientifique annuelle de type colloque ou séminaire international)

Compétences

Savoir faire :
Gestion administrative et financière
Concevoir des tableaux de bord
Compétences opérationnelles:
Maîtriser des logiciels de gestion financière et administrative
Elaborer et rédiger des notes d'information
Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure
Savoir être :
Très bon relationnel et travail en équipe
Rigueur et méthodologie
Savoir respecter les délais et gérer les priorités
Autonomie tout en sachant alerter et rendre compte à la hiérarchie
Savoir manager et animer une équipe
Savoir animer des réunions
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

Contexte de travail

Horaires : Le travail est organisé selon un cycle hebdomadaire de 5 jours, du lundi au vendredi pour une durée hebdomadaire de 38h30. Télétravail possible à discuter avec la/le DU.
L’Unité Mixte de Recherche Prodig (Pôle de recherche pour l'organisation et la diffusion de l'information géographique) est une structure de recherche du secteur public et rassemble 60 membres permanents et 60 membres temporaires. Elle est installée sur 4 sites et a 5 tutelles. Le poste est basé sur le Campus Condorcet à Aubervilliers (93300). La/le responsable administratif sera amené à se déplacer ponctuellement à la délégation régionale du CNRS (Meudon), exceptionnellement sur les autres sites de l'UMR (l'université Paris 1 (75005), l'Université de Paris Cité (Olympe de Gouges, 75013 Paris) et AgroParisTech (91120)).
Mise à disposition : Ordinateur fixe, imprimante, téléphone fixe
Rattachement hiérarchique direct : Directrice du laboratoire, Christine Raimond

Contraintes et risques

Néant