Responsable administratif des résidences et accueil de jour - H/F

Description

Le Centre Hospitalier des Quatre Villes recrute un(e) responsable administratif(ve) pour ses résidences pour personnes âgées et ses accueils de jour situés sur les villes Saint-Cloud et Sèvres (92).

Missions :

Facturation des séjours

• Vérification et renseignement du logiciel de facturation CPAGE
• Vérification et suivi en remplacement du tableau des mouvements
• Suivi des tableaux financiers (commun avec TP et finances)
• En remplacement d’un gestionnaire : gestion des demandes de prélèvements automatiques
• Facturation mensuelle : émission des titres de recettes (résidents payants, et départements hors 92 pour l’APA) + des avis de prélèvement + des contributions des ASH
• Facturation mensuelle de l’APA pour le département 92 (sans émission de titre)
• Dépôt Chorus pour la facturation ASH et APA auprès des départements
• En support des gestionnaires : suivi des GIR, des dossiers APA et des dossiers ASH
• En remplacement d’un gestionnaire : saisie des actes de soins des intervenants libéraux
• Clôture de l’exercice : lien avec le TP et la DAF et validations des données des logiciels CPAGE (logiciel de facturation CH4V) et Hélios (logiciel comptable du TP)
• Réalisation d’effacement comptable sur demande du TP
• Envoi mensuel des tableaux / mémoire à l’appui des dépôts dans Chorus
• Envoi mensuel des tableaux financiers au TP
• Envoi par mail des dossiers de provisionnements des arrivées des résidents à l’ASH
• Envoi des nouveaux tarifs et GIR aux départements hors 92 pour l’APA

Régies d’avances et de recettes pour les résidences et accueil de jour (régisseur principal des 2 sites)

• Remise de la carte de régie et suivi des achats (DFT-NET et Excel)
• Vente de tickets repas et suivi

Gestion de l’équipe

• Plannings de l’équipe administrative, des animateurs, des psychologues, des psychomotriciens, et de l’accueil de jour
• Management et formation de l’équipe administrative
• Organisation du travail administratif incluant l’élaboration et la mise en œuvre des procédures

Communication

• Envoi des mails institutionnels d’informations aux familles y compris PJ
• CVS : élaboration du CR et envoi des invitations
• Réunions des familles : élaboration du CR et envoi des invitations
• Participations aux réunions de service, aux COPIL

Démarche qualité

• Participation aux réunions liées à la démarche qualité et réunions hebdomadaires de coordination par site
• Élaboration / mise à jour de procédures en lien avec le service administratif
• Élaboration de compte rendu de réunions, y compris celles avec les familles

En remplacement des adjoints - Accueil physique, téléphonique, courrier et courriel de la Résidence

• Information du public sur les conditions d’admission et de fonctionnement de la Résidence
• Ouverture du portail visiteurs
• Réponse aux questions et réclamations des résidents et de leur entourage ou orientation si besoin vers l’interlocuteur concerné.
• Réponse aux appels sur l’ensemble des Résidences
• Gestion du courrier : tri du courrier et redistribution auprès des professionnels, renvoi si besoin des courriers des résidents aux référents familiaux
• Visites de l’établissement

En remplacement des adjoints - Constitution et suivi des dossiers administratifs des résidents tout au long de leur séjour

• Réponse aux demandes d’admission et instruction des dossiers
• Gestion administrative des entrées et des sorties (constitution des dossiers, registre des entrées/sorties, registre des décès, adressage des chèques de dépôt de garantie au Trésor Public)
• Remplissage des logiciels CPAGE et ORBIS
• Suivi des admissions, gestion de la file d’attente et du taux d’occupation de la Résidence
• Suivi de l’occupation des lits : envoi du flyer des Résidences aux partenaires, utilisation de ViaTrajectoire, collaboration régulière avec les assistantes sociales des services hospitaliers du CH4V et autres CH
• Suivi des mouvements dans Resid’ehpad et Cert’DC
• Relations avec les partenaires : CAF, CPAM, Tuteurs, Départements
• Gestion administrative des successions
• Archivage du dossier administratif : gestion et suivi des dossiers archivés (création / durée de conservation / destruction : selon procédures) et maintien en état de la salle d’archives.

En remplacement des adjoints - Secrétariat de la Résidence

• Gestion des panneaux d’information et mises à jour
• Commandes de papeterie pour l’administration du site
• Gestion du relevé de suggestions
• Envoi des courriers de projet d’accompagnement personnalisé
• Diverses tâches administratives

En remplacement des adjoints - Hôtellerie

• Réception du linge à marquer et préparation pour envoi au prestataire
• Renseignement du logiciel linge
• Silverdo : intégration des menus, gestion des cartes postales en l’absence de l’animateur
• Demandes d’interventions techniques (logiciel Asset +)
• Envoi aux familles et tuteurs des besoins en produits d’hygiène et vêtements des résidents

Contrat : CDI

Lieu de travail : Saint-Cloud et Sèvres

Les plus du CH4V : Accès à une crèche, l'amicale du personnel, le CGOS, une conciergerie, solution de covoiturage KAROS, parking et transports en commun, séances de massages assis minute gratuites et d'ostéopathie à tarif réduit, restaurants du personnel, deux rooftops.

Le CH4V s’engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

Profil recherché :

• Bac + 5
• Accueil du public
• Connaissance globale du fonctionnement d'un EHPAD
• Maîtrise des outils bureautiques
• Disponibilité, sens de l’écoute
• Rigueur, autonomie, sens de l’organisation, et discrétion
• Qualités relationnelles