RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE COMPOSANTE (H/F) (Titulaire/Contractuel) (poste susceptible d&apos[...]

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques Chiffres

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

L'activité s'exerce dans l'une des composantes de l'université (UFR ou Instituts). Ces structures ont vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines disciplinaires étudiés.

Sous la direction de la Direction de la composante, le/la Responsable administratif et financier assure la gestion administrative et financière de la composante. Il/elle assure, auprès du directeur, l'encadrement, l'organisation et la coordination des services administratifs de la composante. Il/elle a un rôle de conseil sur la gestion du personnel et la gestion budgétaire de la composante.

Le (la) responsable assure la coordination de l'ensemble des activités :

• Préparation des travaux du conseil de la structure
• Préparation et suivi de l'exécution du budget
• Participation aux réunions des directeurs de composante de l'université de Paris 8
• Préparation de la campagne d'emplois des enseignants et des personnels administratifs et techniques.

Il (elle) encadre les agents administratifs et techniques de la composante.

Il/elle assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université - Participation aux réunions des directeurs de composantes.

Il (elle) apporte expertise et conseil auprès de la direction. Il (elle) devra rendre compte également auprès de la directrice générale des services. A ce titre il (elle) participera aux réunions des responsables administratifs de composante de l'université.

Activités

• Diriger, organiser et animer administrative et technique
• Contribuer à la mise en œuvre et à l'évolution de la politique de la composante en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.
• Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget : préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d'apprentissage), suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers.
• Préparation et participation aux dialogues de gestion.
• Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles.
• Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante.
• Préparer les conseils d'UFR (convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles.
• Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers.
• Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne.
• Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l'activité des fonctions supports sous sa responsabilité.
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
• Mettre en œuvre au sein de la structure, les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l'université.
• Gérer le personnel titulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mettre à jour l'organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d'aptitude, tableau d'avancement), définir les besoins en formation.
• Préparer les campagnes d'emploi BIATSS.
• Assurer le recrutement des tuteurs d'accueil, des surveillants d'examen.
• Suivre l'évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré, constituer une documentation de référence.
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
• Mettre en place des actions de communication à destination des divers personnels de la composante : administratifs, usagers, enseignants, enseignants-chercheurs, intervenants extérieurs.
• Mettre en œuvre et contrôler l'application des règles et des procédures administratives et de gestion de son domaine.
• Assurer et contrôler la mise en œuvre des règles d'hygiène et de sécurité au travail.

Diplôme/Expérience :

• Diplôme niveau licence minimum (Master apprécié)
• Expérience sur des fonctions similaires appréciée.

Connaissances requises pour le poste

• Connaissance des structures et du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et notamment des universités.
• Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics.
• Connaissance générale des principes de la communication.
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
• Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l'enseignement supérieur et de la recherche.
• Connaissance des principaux logiciels et applications de gestion.

Compétences professionnelles

• Gérer et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien.
• Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse.
• Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
• Savoir préparer et conduire une réunion.
• Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
• Savoir faire preuve d'un esprit de synthèse et d'analyse.
• Savoir travailler en équipe et en autonomie.
• Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode.