REFERENT(E) ADMINISTRATIF(VE) DE DIRECTION (F/H)

Description

La communauté de communes Bugey Sud exerce les compétences eau potable et assainissement. Vous intégrerez donc la régie de l'eau et de l'assainissement (25 agents), sous l'encadrement du directeur de la régie des eaux.

VOS MISSIONS

1. Secrétariat administratif et technique
2. Gérer les appels téléphoniques (hors usagers du service) et l'accueil des interlocuteurs-trices du Directeur et des services de cette direction.
3. Gérer l'agenda et organiser les déplacements du Directeur et des agent-e-s des services.
4. Assurer la gestion du courrier entrant et sortant destinée au directeur ou aux chefs de services, avec les outils appropriés.
5. Assurer la circulation de l'information, la transmission des consignes pour l'ensemble des sous-directions.
6. Coordonner la production, la collecte et la transmission, dans les délais, des notes/rapports/courriers aux agents de la direction eau et assainissement.
7. Prendre des notes en réunion et réaliser les comptes-rendus.
8. Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.).
9. Réaliser, mettre en forme et assurer la mise à jour de tout type de document, notamment technique, à partir de consignes écrites ou orales (rapport sur le prix et la qualité du service, règlement de service, note de service).
10. Renseigner et faire renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction.
11. Organiser et faire le suivi budgétaire de la direction.
12. Participer activement à la préparation budgétaire annuelle.
13. Coordonner la remontée et descente des informations RH et finances dans les services de la direction.
14. Veiller, en lien avec les chefs de service, à la continuité de service (absences, télétravail, astreinte).
15. Assurer la gestion administrative du parc des véhicules de la régie (contrôles techniques, cartes grises, assurances).
16. Réaliser les engagements comptables des commandes et des marchés publics.
17. Être un relais de communication.
18. Être un relais pour le service informatique.
19. Assurer l'organisation logistique des conseils d'exploitation (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.).
20. Préparer avec le Directeur les supports de séance.
21. Coordonner la production, la collecte et la transmission, dans les délais, des comptes-rendus, documents de séance et informations aux élus.
22. Assurer le classement informatique des dossiers du Directeur.
23. Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers.
24. Photocopier et assembler des documents.
25. Trier, classer et archiver les documents de la Direction.
26. Synthétiser et présenter des informations.
27. Rechercher et diffuser des informations.
28. Préparer les dossiers pour les instances.
29. Être force de proposition pour améliorer les pratiques/procédures en tant que membre du COTECH des référents de direction.

Compétences et savoir-faire

• Maîtriser les techniques de communication.
• Respecter la confidentialité des informations et des documents.
• Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
• Synthétiser et rédiger des documents, supports, comptes-rendus.
• Organiser son activité, gérer les priorités.
• Gérer un ou plusieurs agendas, prendre et défaire des rendez-vous.
• Coordonner son action avec celle d'autres assistants, travailler en équipe.

Savoir-être

• Aisance relationnelle, sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue.
• Discrétion, rigueur, réactivité, sens de l'organisation, disponibilité et assiduité.
• Être patient.
• Sens de la diplomatie.
• Garant de l'image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte).
• Dynamisme, force de proposition, autonomie.

candidature avec lettre de motivation avant le 21 Avril.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Débutant accepté.

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier.
• Planification des tâches et gestion des priorités.
• Assurer un accueil téléphonique.
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité.

Formations

• Bac+2 ou équivalents.