[PSP / REC / LACASSAGNE]Gestionnaire administratif/financier et secrétariat. Service de Recherc[...]

PRESENTATION DU SERVICE

Le service de Recherche et Épidémiologie Cliniques (REC) est un service support d'appui à la recherche.

Composé de 48 personnes: médecins, pharmaciens, chefs de projets, chargés d’études, attachés de recherche clinique, infirmières de recherche clinique.

Gestion de projets de recherche: environ 200 projets en cours, réception hebdomadaire de demandes d’accompagnement en recherche cliniques.

Implanté sur plusieurs sites HCL: Lacassagne, GHCentre, GHEst et GHSud.

Intégré dans l’axe recherche du Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon avec les Services d’Evaluation Economique en Santé (SEES), de Biostatistiques et Bioinformatique et le Service des Données de Santé (SDS).

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION et POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE

Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du chef de service. Une supervision est par ailleurs assurée par la cadre administrative du pôle afin de garantir le respect de principes communs et favoriser le partage de pratiques entre les professionnels du métier au sein du pôle de santé publique.

La chefferie de service est assurée par le Pr Julie HAESEBAERT (CDS) et le Dr Sylvie BIN DOREL (CDS adjointe).

La principale mission du service REC est l’accompagnement méthodologique au montage et à la mise en œuvre de projets de recherche clinique et de recherche sur les services de santé. Les membres du service sont également impliqués dans le déploiement et l’évaluation d’axes du projet d’établissement : partenariat patient, notamment en recherche, littératie en santé et handicap, recherche paramédicale.

Le service travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des services cliniques des HCL, la direction de la recherche en santé, la direction de l’innovation et la direction de la qualité et santé populationnelle.

PRINCIPALES ACTIVITES :

Les activités s’organisent en collaboration avec l’encadrement médical en binôme avec la Cadre administrative du PSP, et en articulation avec la seconde secrétaire du service. La répartition du temps de travail journalier s’organise selon les tâches de fond et les besoins ou demandes spécifiques. La personne recrutée sur le poste aura pour première mission de développer et mettre en place des outils de gestion administrative et financière pour renforcer le suivi de l’activité, du personnel et des budgets de recherche.

1. Contribution à la gestion administrative du service:

Gestion financière: enregistrement et suivi des devis d’étude, suivi du bilan financier en lien avec les chefs de projets et la DRS.

Gestion RH: aide au suivi des contrats, recrutements et évolutions.

Suivi d’activité: contribution à la collecte et au suivi des données d’activité (indicateurs ISO et suivi études).

2. Contribution à l’organisation et à la vie de service:

Organisation des réunions hebdomadaires d’évaluation des projets reçus sur la plateforme du service.

Organisation des réunions des différentes unités (programmation et réservation des salles).

Organisation de séminaires de service 1 à 2/an.

Elaboration et diffusion d’une newsletter à l’ensemble du service.

Gestion de l’agenda Outlook cheffe de service et personnel médical : réunions, RDV, enseignements.

Contribution à la préparation de documents d’études.

Gestion des déplacements et des ordres de mission.

Gestion logistique du service : interventions techniques, commandes de fournitures, matériels.

Gestion du courrier, envoi de colis, archivage.

3. Suivi des personnels:

Gestion des nouveaux arrivants: gestion administrative des demandes, suivi de l’édition des contrats et conventions de stage, ouverture de droits informatiques, gestion des accès, mise à jour de l’organigramme.

Organisation des stages d’internes et externes en lien avec l’AHU-CCA du service.

Programmation des évaluations annuelles.

Gestion des congés en lien avec la chefferie de service.

GRADE: Assist Médico Administratif ou Adjoint des cadres hospitaliers

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

Savoir faire

Autonomie, polyvalence, capacités d’adaptation dans la limite de ses fonctions.

Capacité à rendre compte.

Sens de l’organisation et de la priorisation des activités.

Savoir être

Qualités relationnelles, discrétion.

Prise d’initiative.

Esprit d’équipe et capacité d’adaptation.

CONDITIONS REQUISES

Compétences en lien avec les activités du poste.

Connaissance de l’environnement hospitalier et de l’institution des HCL.

Intérêt pour l’activité de recherche en santé.

Connaissance des outils informatiques bureautiques dédiés (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, navigation, …).

CONDITIONS DE TRAVAIL

Poste à temps plein, en 37h30 par semaine, classé à repos fixe, soumis à pointage, donnant droit à 15 RTT.

Amplitude horaire de l’unité: 8h-18h00, horaires adaptés à l’organisation du travail et à l’activité, ajustables en fonction des impératifs du service.

Négociation des absences programmées avec la chefferie de service, en organisation avec la 2e secrétaire du service.

Possibilité de télétravail 1 jour/semaine.

Déplacements réguliers sur le GHE (Tilleuls); possibles ponctuellement sur les différents établissements HCL.

Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.

Ce profil de poste peut être sujet à modifications en fonction de l’évolution des organisations de travail et des activités.