PREF 73-Assistant de direction du corps préfectoral (H/F)

PREF 73-Assistant de direction du corps préfectoral (H/F)

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État

Nature de l’emploi: Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Rémunération: (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné. Afficher la rémunération pour les fonctionnaires.

Vos activités principales:

Le pôle secrétariat, intégré au bureau du cabinet, assure conjointement le secrétariat de l'ensemble des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfet, Secrétaire Général, Directeur de cabinet et, sous réserve, stagiaire INSP). Les tâches sont partagées entre les agents via la fonction de coordination du/de la chef(fe) de pôle et sous l'autorité du chef de bureau du cabinet.

Les trois secrétaires assurent conjointement pour les membres du corps préfectoral :

• l'accueil physique et téléphonique,
• l'assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies…),
• la gestion des agendas et la diffusion des agendas aux services (notamment l'agenda du Préfet),
• la gestion des déplacements (réservations trains et hôtels),
• le filtrage des interlocuteurs,
• la planification des tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, week-end),
• la commande des fournitures,
• la planification, l'organisation et le suivi de réunions occasionnelles et régulières,
• la constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services,
• la constitution et le suivi de dossiers réservés (évaluations, validation des congés),
• le suivi du courrier du corps préfectoral et des parapheurs (courrier personnel, circulation et enregistrement du courrier réservé au sein du corps préfectoral),
• un appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, préparation des visites ministérielles).

Votre environnement professionnel:

Activités du service : Le bureau du cabinet gère les affaires réservées du préfet, organise les déplacements des hautes autorités et personnalités, organise les cérémonies officielles et les réceptions, traite les interventions, les médailles et distinctions honorifiques, et assure le suivi de l’actualité politique des grands élus du département.

Composition et effectifs du service :

• un chef de bureau (A) et une adjointe (A)
• un chargé de mission "lutte contre la radicalisation" (B)
• un agent rédacteur-chargé des cérémonies (C)
• le secrétariat du corps préfectoral (1 B et 2 C)
• l'intendance (5 C)
• 2 chauffeurs (C)
• 1 concierge-veilleur de nuit (C)

Liaisons hiérarchiques : Chef du bureau du cabinet, directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles : Relations quotidiennes avec les membres du corps préfectoral, Relations fonctionnelles avec l'ensemble des chefs de service de l'État dans le département, Relations ponctuelles avec des élus et des personnalités du département.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :

• Compétences techniques :
• Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis
• Avoir des compétences en informatique & bureautique : niveau maîtrise requis
• Avoir des compétences budgétaires & comptables : niveau initié à acquérir
• Savoir-faire :
• Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
• Savoir rédiger : niveau maîtrise requis
• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
• Savoir-être :
• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
• Savoir communiquer : niveau maîtrise requis

Éléments de candidature

Pour candidater : cf rubrique "informations complémentaires".

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Service d'affectation : Bureau du cabinet / pôle secrétariat

RIFSEEP : 1

Perspectives : Évolution sur des missions similaires en préfecture de département ou dans d’autres services de l’État.

Code emploi type RMFP : ADM007A - Assistant(e) de direction

Contacts

Anaïs MARTIN, cheffe du pôle secrétariat, 04 79 75 50 02, anais.martin@savoie.gouv.fr

Jérémie DUMAINE, chef du bureau du cabinet, 04 79 75 50 20, jeremie.dumaine@savoie.gouv.fr

Ludovic TRAUTMANN, directeur de cabinet, 04 79 75 50 11, ludovic.trautmann@savoie.gouv.fr

Pièces pour candidater

CV, lettre de motivation et formulaire mobilité et recrutement disponible sur le lien : Formulaire.

Information logement social

Les fonctionnaires titulaires dont les ressources permettent de prétendre à un logement social peuvent s'inscrire auprès du Service Logement de la DDETSPP pour demander un logement social réservé aux fonctionnaires à ddetspp-logement@savoie.gouv.fr

Vacant à partir du 01/04/2025

L'agent exerce ses missions conformément aux engagements de la démarche qualité.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Le pôle secrétariat doit prendre les initiatives et mesures utiles en temps réel permettant de dispenser le corps préfectoral des contraintes logistiques et des sollicitations multiples afin de lui permettre d’assurer son activité au quotidien. Discrétion, aisance relationnelle. Disponibilité : l'organisation en pôle repose sur trois plages horaires distinctes, permettant une couverture journalière optimale.