Office Manager - @Portfolio Company

Nous sommes à la recherche d’un(e) Office Manager dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe et contribuer à l’épanouissement au bien-être de nos collaborateurs. Véritable pilier de l'organisation et ambassadeur de la culture d’entreprise, vous serez en charge de la gestion quotidienne des opérations administratives et du bon fonctionnement de nos bureaux afin de créer un environnement de travail stimulant, professionnel, convivial et positif. Vous jouerez aussi un rôle clé en soutenant notre CODIR et nos équipes, en coordonnant diverses tâches et en veillant à la bonne organisation des activités internes. Au travers d’initiatives variées, vous favoriserez la cohésion d'équipe et encouragerez un cadre de travail qui inspire la motivation et l'engagement.

• En charge de l’onboarding des nouveaux collaborateurs (accueil, création badge, formation obligatoire, visite médicale)
• Responsable du bon agencement des bureaux ainsi que la gestion des fournitures (commandes/gestion des stocks de mobilier, petites fournitures, consommables etc.)
• Gestion des relations avec le bailleur
• Interface avec IT interne pour le suivi des demandes de matériel informatique des collaborateurs
• Gestion et coordination avec les fournisseurs et sous-traitants (société de nettoyage, maintenance, sécurité des bâtiments, cantine,...)
• Organisation et mise en place d’évènements internes et externes et assurez l’accueil des visiteurs
• Gestion du courrier et de la validation des factures
• Participation à la communication interne
• Appui des HR BP pour leurs missions de recrutement (publication d’annonces, administration de test de personnalité...)

• Appui dans la préparation des réunions CODIR
• Vous prenez part à la tenue des agendas du CODIR dans l’organisation de réunions ou bien encore de déplacements individuels/collectifs en France ou à l’international
• Organiser les différentes rencontres liées à la gouvernance et à la vie de l’entreprise (Conseil d’Administration, Assemblée Générale, etc...)

• Contribuer au projet de déménagement des bureaux

• Vous êtes un doux mélange entre rigueur, exigence et flexibilité ; Vous avez une envie débordante de gérer le cadre de travail de nos collaborateurs dans un environnement en évolution rapide ;
• Vous aimez insuffler un état d'esprit positif et dynamique, prendre soin des personnes autour de vous et créer du lien entre les équipes ;
• Votre sens de l’organisation et du service est votre atout majeur ;
• Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et d’adaptation ;
• Vous avez un forte capacité d’écoute et êtes force de proposition ;
• Multitâches, vous êtes habitué(e) à gérer des sujets très variés ;
• Vous savez gérer les imprévus et respecter les priorités ;
• Vous savez communiquer aisément avec bienveillance et efficacité. Vous savez partager auprès de votre manager votre état d’avancement sur les différents projets en cours ;
• Vous disposez d’une expérience d’au moins 5 ans sur des fonctions similaires ;
• Les outils bureautiques n’ont pas de secrets pour vous, et vous connaissez idéalement un ATS et un logiciel paie (sinon nous vous apprendrons !)
• Vous disposez d’un niveau d’Anglais courant.

• CDI, rémunération fixe selon profil sur 12 mois
• Participation
• Mutuelle/Prévoyance
• Ticket restaurant
• Accès abonnement sport et bien être à tarif préférentiel