Office manager (H / F) responsable administratif et financier

Depuis sa création en 2001, le Cabinet situé à Paris (quartier Opéra) s’est développé et renforcé afin d’offrir à ses clients des compétences étendues en droit des affaires. Le cabinet comporte actuellement 11 pôles de compétences. Le cabinet compte aujourd’hui 9 associés, 35 avocats et 8 personnels administratifs, avec des projets de développement visant à accroître la notoriété du cabinet et sa base de clients.

La clientèle du cabinet

Le cabinet a essentiellement une clientèle d’entreprises et de personnes publiques (établissements publics, collectivités locales).

Le poste d’office manager

Le / la Office manager (e) assiste les associés dans la gestion du cabinet. Bras droit des associés, il / elle garantit la bonne organisation administrative, financière et opérationnelle du cabinet (en lien avec une équipe de deux assistantes juridiques et une chargée de communication).

1. Superviser les services support (secrétariat, accueil, documentation, archives, services généraux).
2. Veiller au respect des procédures internes et des obligations réglementaires de la profession.
3. Assurer la mise à jour des formalités juridiques du cabinet (K-bis, assurances, CNB, etc.).
4. Superviser l’état des locaux, des travaux et de la maintenance.
5. Gestion financière et comptable.
6. Suivre les budgets annuels en lien avec les associés et le cabinet comptable.
7. Superviser la facturation, les relances clients et le suivi de la trésorerie.
8. Mettre en place des tableaux de bord de suivi des performances économiques.
9. Participer à la stratégie de développement et d’investissement du cabinet.
10. Relations avec les banques (trésorerie, financements).
11. Préparation des comptes avec l’expert-comptable.
12. Optimisation des coûts et optimisation budgétaire.

Reporting financier (avec notre logiciel de gestion Secib)

Développement et stratégie en lien avec les fournisseurs et une chargée de communication.

Aider à la communication interne

Aider à piloter les projets transverses (transformation numérique, nouveaux outils, communication).

Être force de proposition sur l’optimisation des process internes.

Ressources humaines et management

1. Assurer la gestion administrative du personnel (contrats, paie, congés, formations) en lien avec le comptable.
2. Participer aux recrutements du personnel administratif et à l’intégration des collaborateurs.
3. Animer les équipes support et organiser les points réguliers de suivi.
4. Veiller au climat social et au respect du droit du travail.
5. Fédérer les équipes.

Données et informatique

1. En lien avec nos fournisseurs et prestataires, assurer la pérennité et la sécurité des systèmes d'information et la gestion des données, en particulier des données personnelles.
2. Assurer une veille sur les nouveaux outils.

Entrée et sortie de personnel

L’office manager est en lien direct avec les managing partners et, pour les reportings et projets importants, avec la communauté des associés. L’office manager assure également une interface avec les Counsels et, le cas échéant, les collaborateurs et assistantes (hors travail de fond des avocats).

Le candidat possède un grand sens de la rigueur, de l'organisation, est adaptable et polyvalent(e). Il est proactif et force de proposition. Il maîtrise Excel et PowerPoint. Une connaissance de l’environnement juridique est essentielle. Une première expérience en cabinet est nécessaire.