Office Manager H/F

Objectif du poste

L'objectif du poste d'Office Manager est de structurer la gestion des ressources humaines et d'optimiser les processus administratifs, pour soutenir l’efficacité de CISPE et valoriser ses équipes. L’Office Manager soutient la direction en établissant le tableau de bord CISPE avec les différents budgets.

Liens hiérarchiques

• Responsable hiérarchique : Président de la société
• L’Office Manager répond de ses actions à la direction générale.

Liens internes / externes

L’Office Manager devra entretenir des liens directs avec :

• Les partenaires de CISPE ;
• Les prestataires de CISPE ;
• Les clients ;
• Le directeur de production ;
• Le responsable support production ;
• Le responsable développement & innovation ;
• L’équipe finance & ressources humaines.

Il devra s’assurer que chacun respecte son périmètre d’activité, ses responsabilités et sa hiérarchie.

Responsabilité et d'autonomie

L’Office Manager a les responsabilités suivantes :

• Anticiper et optimiser la gestion des ressources humaines.
• Garantir la protection des biens et du savoir-faire de CISPE ;
• Assurer la santé financière de CISPE ;
• Développer une dynamique positive entre les collaborateurs et les prestataires ;
• Superviser la réalisation des tâches administratives ;

Les droits d’accès aux dossiers informatiques et les signatures seront précisés lors de la signature du contrat.

En fonction des résultats, une évolution en tant que responsable finance et ressources humaines est possible.

Détail de ses missions

L’Office manager aura pour rôle de réaliser l’ensemble de ces activités :

Ressources Humaines

• Gérer les paies via l’outil Payfit.
• Maîtriser la convention collective Syntec.
• Organiser les entretiens individuels et gérer la vie de l’entreprise (séminaires, communication interne/externe).
• Identifier les besoins en recrutement.
• Concevoir et déployer le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs.
• Participer activement à la construction et à la gestion des documents réglementaires.
• Assurer une politique de formation des collaborateurs

Administratif

• Élaborer des tableaux d’analyse pour faciliter la prise de décisions ;
• Coordonner avec les différents services pour répondre aux besoins administratifs et en fournitures.
• Servir d’interlocuteur avec les partenaires CISPE (banques, assurances, cabinets comptables, mutuelles, prestataires).
• Digitaliser les process administratifs de la société.

Juridique

• Cadrer les différentes polices d'assurances ;
• Contractualiser avec l’ensemble des collaborateurs et prestataires de CISPE.

Système d’information

• Organiser et gérer le cloud de l’entreprise, en veillant à une gestion efficace des documents et à la confidentialité des données.

Finances

• Collaborer avec les équipes financières pour le suivi des budgets et assurer la gestion administrative des contrats et des paiements.
• Suivre, à l'aide du logiciel Pennylane, les indicateurs de performance financière et proposer des actions correctives si nécessaire.

Méthodologie et Règle de gestion

Dans le cadre de ses fonctions, l’Office Manager doit respecter les approches suivantes :

• Respecter le cahier des charges CISPE (réponse sous 48h, compte-rendu après chaque réunion, organisation en demi-journée, etc.) ;
• Être maître du temps (évaluer et organiser son planning de missions) ;
• Communiquer continuellement avec les différents pôles ;
• Fournir des indicateurs financiers précis à sa hiérarchie ;
• Avoir une posture proactive et adapter à la stratégie ;
• Partager une vision éclairée de la stratégie de l’entreprise avec la direction générale.

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Rémunération: 30000,00€à40000,00€par an

Horaires:

• Du lundi au vendredi
• Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

• Prime annuelle
• Primes

Lieu du poste : En présentiel