Office Manager

PEP'S ADVISORY, cabinet de conseil opérationnel et financier, s'associe à RUFF & ASSOCIES, société indépendante d'expertise comptable pour accompagner ensemble les dirigeants, les décideurs de sociétés innovantes, PME & ETI en France et à l'étranger. Notre offre 360 au service des entrepreneurs et des investisseurs permet de répondre aux défis de développement et de transformation de nos clients.

Description du poste :

Dans le cadre du développement de notre offre à temps partagé, nous recrutons un Office Manager H / F sur Valbonne. Prêt(e) pour le décollage ? Bras droit du dirigeant, vous serez garant de la gestion efficace des opérations administratives et du soutien logistique. En lien avec l'expert-comptable et les cabinets conseils, vous intervenez auprès des entrepreneurs de manière transversale sur l'ensemble de la fonction support : Administratif, comptable, RH, ADV. Véritable couteau suisse, vos missions et responsabilités sont clarifiées en fonction des besoins du client et peuvent s'orienter notamment autour de :

La gestion administrative des ventes :

• Rédaction des contrats
• Comptabilisation des factures de ventes
• Suivi des échéances clients et relance

La gestion des achats :

• Achats de fournitures & matériels et gestion des factures associées
• Gestion des fournisseurs & prestataires divers
• Suivi des échéances & préparation des virements
• Revue annuelle des contrats (Assurance, Téléphonie, Bureautique…)

La gestion du RH / social :

• Juridique RH en appui avec le département social (entrées & sorties du personnel, contrats, visites médicales…)
• Gestion du temps & modalités (congés payés, arrêts, télétravail...)
• Gestion & contrôle de la paie
• Aide au recrutement
• Plan & suivi de formations

Par ailleurs, vous pourrez être aussi sollicité(e) de manière plus ponctuelle sur des sujets :

Marketing / communication :

• Gestion des réseaux sociaux / site internet
• Organisation de déjeuners et évènements
• Gestion des déplacements

Business & facilities :

• Assurer la maintenance des locaux en lien avec les prestataires

Profil recherché :

Issu(e) d'une formation supérieure en gestion, vous disposez d'une première expérience réussie en Office Management ou sur des fonctions similaires. Rigoureux(se), autonome, réactif(ve) et dynamique, vous aimez travailler en mode projet et de façon collaborative. Une excellente maîtrise de la suite Office et du logiciel Pennylane, un goût prononcé pour la diversité des tâches et la digitalisation ainsi qu'une approche comptable sont demandés. La maîtrise de l'anglais est un atout pour ce poste. Doté(e) d'un bon relationnel, votre sens de l'organisation et la gestion des priorités, votre pragmatisme sont des qualités indispensables pour réussir votre mission.